Щоб правильно й своєчасно організувати роботу, усі бюджетні установи повинні сформувати індивідуальний кошторис, план асигнувань, штатний розпис та інші документи і погодити їх з розпорядником вищого рівня (наприклад, для судів таким розпорядником є Державна судова адміністрація України). Порядок планування, розгляду та затвердження кошторису установи регулюють такі документи, як Бюджетний кодекс, Порядок обслуговування державного бюджету за видатками та Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ.
Для формування кошторису потрібно провести ретельний розрахунок, щоб обґрунтувати кожну статтю видатків. Сума запланованих видатків не може перевищувати надходження загального фонду. Суми видатків у кошторисі розподіляються згідно з кодами економічної класифікації видатків.
Норми витрат поділяють на обов’язкові та розрахункові. Обов’язковим є виконання вимоги щодо першочергового забезпечення бюджетними коштами видатків на оплату праці з нарахуваннями, а також на господарське утримання установи. Розрахункові витрати – обґрунтовані дослідженнями і практикою значення витрат, які прогнозуються з урахуванням конкретних умов роботи.
Отже, складання та затвердження кошторису відбувається в такому порядку:
1. Мінфін, місцеві фінансові органи доводять до головних розпорядників відомості про граничні обсяги видатків та надання кредитів з бюджету загального фонду на наступний рік, що є підставою для складання проєктів кошторисів.
2. Головні розпорядники встановлюють для розпорядників нижчого рівня граничні обсяги видатків із загального фонду бюджету.
3. Проєкти індивідуальних кошторисів вивчають розпорядники вищого рівня на предмет їхньої законності та правильності розрахунків, враховуючи об’єктивну потребу в коштах, дотриманні актуальних ставок, норм, цін, лімітів відповідно до норм чинного законодавства, та складають проєкти зведених кошторисів.
4. На основі проєктів зведених кошторисів головні розпорядники формують бюджетні запити, які подають до Міністерства фінансів України, місцевих фінансових органів для включення їх до проєктів відповідних бюджетів.
5. У тижневий термін після опублікування закону про державний бюджет України на відповідний рік, рішення Верховної Ради, місцевих рад, головним розпорядникам доводятьлімітні довідки про бюджетні асигнування. Головні розпорядники направляють показники такої довідки розпорядникам нижчого рівня, і на основі цих показників бюджетні установи приводять у відповідність до відомостей цієї довідки проєкти кошторисів, складають проєкти, уточнені проєкти кошторисів та плани і їх подають розпорядникам вищого рівня для складання зведеного кошторису.
6. Головні розпорядники протягом двох тижнів після отримання лімітних довідок подають до Міністерства фінансів, місцевих фінорганів уточнені проєкти зведених кошторисів, зведених планів асигнувань, зведених планів надання кредитів, зведених планів спеціальних коштів.
І вже на основі цих документів Міністерство фінансів України та місцеві фінансові органи складають розпис відповідного бюджету.
За інформацією відділу аудиту, ревізії та планово-фінансової діяльності