Забезпечення належного зберігання документів у 7ААС
Щодня під час виконання посадових обов’язків працівники апарату суду опрацьовують різноманітні документи. Після опрацювання документи, які систематизовані відповідно до номенклатури справ суду, обов’язково повинні бути передані до архіву суду незалежно від терміну зберігання.
Разом з тим до архіву суду можуть передаватися і судові справи, що розглянуті відповідно до процесуального законодавства.
У Сьомому апеляційному адміністративному суді є архів, обов’язок, щодо ведення якого покладено на відділ надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства суду. Він забезпечує тимчасове зберігання архівних документів, які накопичуються за час діяльності суду, з метою використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових чи інших цілей.
Документація архіву суду ведеться відповідно до установленого в суді порядку, згідно із затвердженою номенклатурою справ, яка погоджена експертно-перевірною комісією Державного архіву Вінницької області та відповідає вимогам Інструкції з діловодства в адміністративних судах, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 № 174.
До архіву Сьомого апеляційного адміністративного суду на зберігання передаються документи та судові справи, які утворилися за час діяльності суду для подальшого зберігання, систематизації їх та ведення відповідного обліку. Важливо, щоб у справи були вміщені тільки оригінали документів або, у разі відсутності їх, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних
актів.
Також одним із важливих завдань архіву суду є організація роботи з експертизи цінності архівних документів та знищення судових справ і документів, які не мають наукової, історичної цінності та втратили практичне значення. Експертиза цінності документів суду здійснюється щорічно працівниками служби діловодства Сьомого апеляційного адміністративного суду разом з експертною комісією суду та завідувачем архіву.
Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву суду, визначення документів тимчасового зберігання в структурних підрозділах апарату суду, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.
Зберігання судових справ та документів, ведення обліку та їхня систематизація є важливою частиною роботи Сьомого апеляційного адміністративного суду. Варто відзначити, що суд забезпечений усіма зручними та належними умовами для роботи з документами.
Разом з тим необхідною умовою ефективної роботи сучасного суду є запровадження електронного документообігу. Його організація є значно дешевшою, ніж використання дорогих паперових носіїв та великих площ для зберігання паперових документів.
Також одним із пріоритетів електронного документообігу є ефективність у роботі з документами, що дозволяє вирішити проблему швидкого доступу до необхідних матеріалів, адже пошук необхідного документа та його роздрукування займає лічені секунди.
У 7ААС успішно функціонує електронний архів суду, що підвищує оперативність у роботі з документами та надійність зберігання, оскільки всі відскановані документи з часом не псуються, а їхні користувальницькі якості не погіршуються. При цьому вони можуть зберігатися в часі необмежено.
За інформацією, наданою відділом надання інформаційних послуг,
руху адміністративних справ та діловодства суду