Відділ надання інформаційних послуг та діловодства суду

ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ:

– прийом та реєстрація кореспонденції, що надходить до суду;
– прийом адміністративних справ за апеляційними скаргами та передача їх на реєстрацію до відділу забезпечення руху адміністративних справ;
– прийом копій апеляційних скарг, які мають самостійний характер, їх фіксування у визначеному порядку;
– прийняття інформації каналами факсимільного зв`язку;
– отримання та реєстрація електронної пошти;
– обробка інформації щодо роботи відділу, яка надходить з офіційного веб-сайту суду та телефону довіри суду;
– надання інформації учасникам судового процесу щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, дати і часу призначеної справи до розгляду, місця проведення судового засідання, а також інформації про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, вхідний реєстраційний номер справи;
– ознайомлення з матеріалами справи;
– маркування та відправка вихідних документів суду;
– реєстрація та направлення вихідної кореспонденції суду, формування електронних вихідних листів у КП «ДСС»;
– ведення архівної справи, формування, проведення експертизи цінності, підготовка і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду, до архіву суду, їх передавання на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад;
– виконання копіювально-множильних робіт.

НАЧАЛЬНИК ВІДДІЛУ НАДАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОСЛУГ ТА ДІЛОВОДСТВА СУДУ

Тарасенко Алла Миколаївна

 
Біографія

– Здійснює керівництво роботою відділу, розподіляє поточні обов’язки між підпорядкованими працівниками, очолює та контролює їх роботу.
– Інформує працівників відділу про зміни в чинному законодавстві України та судовій практиці.
– Здійснює контроль за прийомом кореспонденції та її своєчасну реєстрацію.
– Здійснює контроль за прийомом адміністративних справ за апеляційними скаргами та своєчасну передачу їх на реєстрацію до відділу забезпечення руху адміністративних справ.
– Контролює своєчасну передачу зареєстрованих документів до структурних підрозділів на виконання під підпис.
– Здійснює контроль за реєстрацію та надсилання вихідної кореспонденції.
– Забезпечує контроль за станом ведення діловодства, дотримання вимог Інструкції, складання, оформлення, проходження, зберігання документів у відділі.
– Здійснює контроль за виконанням працівниками відділу покладених на них обов’язків.
– Контролює дотримання працівниками відділу законодавчих актів, наказів голови суду та керівника апарату суду з питань, віднесених до компетенції відділу.
– Забезпечує вдосконалення методів роботи відділу, своєчасне проходження і опрацювання документів.
– Надає методичну та практичну допомогу підпорядкованим працівникам відділу.
– Розробляє поточні плани роботи відділу та бере участь у розробленні планів роботи суду.
– Аналізує роботу відділу та вносить пропозиції щодо її покращення керівництву.
– Представляє відділ на зборах та нарадах працівників апарату суду.
– Несе відповідальність за прийом кореспонденції та її своєчасну реєстрацію; за прийом адміністративних справ за апеляційними скаргами та своєчасну передачу їх на реєстрацію до відділу забезпечення руху адміністративних справ; своєчасну передачу зареєстрованих документів до структурних підрозділів на виконання під підпис; за реєстрацію та надсилання вихідної кореспонденції; за роботу архіву суду.
– Виконує інші доручення керівника апарату суду.

Порядок призначення на посаду:
Призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства та законодавства про державну службу України.

ЗАСТУПНИК НАЧАЛЬНИКА ВІДДІЛУ НАДАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОСЛУГ ТА ДІЛОВОДСТВА СУДУ

Петренко Тетяна Миколаївна

 
Біографія

– за відсутності начальника відділу (відпустка,відрядження,хвороба) має повноваження останнього;
– забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, звітує перед начальником відділу про роботу з документами та їх виконання, ознайомлює працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства;
– у разі необхідності готує пропозиції начальнику відділу щодо вдосконалення роботи з документами;
– безпосередньо координує реалізацію завдань покладених на начальника відділу, а за  його дорученням – інших завдань відділу.
Порядок призначення на посаду:
Призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства та законодавства про державну службу України.

ГОЛОВНИЙ СПЕЦІАЛІСТ ВІДДІЛУ НАДАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОСЛУГ ТА ДІЛОВОДСТВА СУДУ

– здійснює прийом та реєстрацію кореспонденції, що надходить до Вінницького апеляційного адміністративного суду;
– забезпечує належний прийом адміністративних справ за апеляційними скаргами та передачу їх на реєстрацію до відділу документального забезпечення Вінницького апеляційного адміністративного суду; прийом копій апеляційних скарг, які мають самостійний характер, їх фіксування у визначеному порядку;
– здійснює передачу зареєстрованих документів до структурних підрозділів для виконання під підпис;
– забезпечує прийняття інформації каналами факсимільного зв’язку; отримання, реєстрацію електронної пошти;
– здійснює надання інформаційних послуг учасникам судового процесу;
– забезпечує належне ознайомлення з матеріалами справи осіб, які беруть участь у справі, а також осіб, які не брали участі у справі, якщо суд вирішив питання про їхні права та обов’язки за письмовою заявою;
– здійснює видачу копій судових рішень особам, які відповідно до законодавства мають право на їхнє одержання, або надіслання копій судових рішень відповідно до вимог процесуального законодавства;
– здійснює обробку інформації щодо роботи відділу, яка надходить з офіційного веб-сайту суду;
– аналізує роботу відділу за рік та підготовку пропозицій щодо вдосконалення роботи відділу;
– вносить пропозиції щодо усунення негативних та закріплення позитивних тенденцій в роботі з документами;
– забезпечує дотримання єдиного порядку ведення діловодства, схоронності, якості оброблення й використання документів суду;
– аналізує стан діловодства в межах компетенції та вносить пропозиції щодо його вдосконалення;
– бере участь у здійсненні заходів з підвищення кваліфікації працівників відділу;
– виконує інші доручення керівника апарату суду та начальника відділу.
Порядок призначення на посаду:
Призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства та законодавства про державну службу України.

СЕКРЕТАР СУДУ ВІДДІЛУ  НАДАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОСЛУГ ТА ДІЛОВОДСТВА СУДУ

– організовує прийом, реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції;
– здійснює оформлення реєстру вихідних документів та їх відправку;
– забезпечує своєчасну та належну відправку кореспонденції суду;
– у межах своєї компетенції співпрацює із відділенням поштового зв’язку, у тому числі й отримує цінні та рекомендовані листи;
– забезпечує належний прийом адміністративних справ за апеляційними скаргами та передачу їх на реєстрацію до відділу документального забезпечення Вінницького апеляційного адміністративного суду; прийом копій апеляційних скарг, які мають самостійний характер, їх фіксування у визначеному порядку;
– здійснює передачу зареєстрованих документів до структурних підрозділів для виконання під підпис;
– здійснює надання інформаційних послуг учасникам судового процесу;
– здійснює видачу копій судових рішень особам, які відповідно до законодавства мають право на їхнє одержання, або надіслання копій судових рішень відповідно до вимог процесуального законодавства;
– забезпечує реєстрацію офіційного листування електронною поштою, отримання, друк прийнятих офіційних електронних листів, подальше опрацювання отриманої офіційної пошти відповідно до вимог нормативних документів, що регламентують процеси діловодства;
– вносить пропозиції щодо усунення негативних та закріплення позитивних тенденцій в роботі з документами;
– забезпечує дотримання єдиного порядку ведення діловодства, схоронності, якості оброблення й використання документів суду;
– аналізує стан діловодства в межах компетенції та вносить пропозиції щодо його вдосконалення;
– бере участь у здійсненні заходів з підвищення кваліфікації працівників відділу;
– виконує інші доручення керівника апарату суду та начальника відділу.
Порядок призначення на посаду:
Призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства та законодавства про державну службу України.

ЗАВІДУВАЧ  АРХІВУ  ВІДДІЛУ  НАДАННЯ  ІНФОРМАЦІЙНИХ  ПОСЛУГ ТА  ДІЛОВОДСТВА  СУДУ

– забезпечує добір, упорядкування, комплектування, використання, збереження прийнятих в архів документів (у т.ч. закінчених діловодством документів практичного призначення);
– створює довідковий апарат до них;
– готує і своєчасно передає на державне збереження до Архівного фонду України документів, що утворяться в діяльності організації;
– організовує збереження і забезпечує схоронність документів, що надійшли в архів;
– приймає і реєструє документи закінчені діловодством, що надійшли на збереження від структурних підрозділів;
– бере участь у розробці номенклатури справ, перевіряє правильність їхнього формування й оформлення при передачі до архіву;
– готує зведені описи одиниць постійного і тимчасового термінів збереження, а також акти для передачі документів на державне збереження, на списання і знищення матеріалів, терміни збереження яких минули;
– веде роботу по створенню довідкового апарата по документах, забезпечує зручний і швидкий їхній пошук;
– бере участь у роботі з експертизи наукової і практичної цінності архівних документів;
– стежить за станом документів, своєчасністю їх відновлення, дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення їх схоронності;
– контролює дотримання правил протипожежного захисту в приміщенні архіву;
– видає відповідно до запитів, що надходять, архівні копії і документи, складає необхідні довідки на основі відомостей, що є в документах архіву, готує дані для складання звітності про роботу архіву;
– бере участь у роботі з експертизи цінності архівних документів;
– вживає необхідних заходів по використанню в роботі сучасних технічних засобів;
– готує необхідні довідки на основі відомостей, які є в документах архіву, веде їх облік;
– готує необхідні дані для складання звітності щодо роботи архіву;
– виконує інші доручення керівника апарату та начальника відділу документального забезпечення.
Порядок призначення на посаду:
Призначається на посаду наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства України.

ПРОВІДНИЙ КОНСУЛЬТАНТ  ВІДДІЛУ НАДАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОСЛУГ ТА ДІЛОВОДСТВА СУДУ

– здійснює прийом кореспонденції, що надходить до Вінницького апеляційного адміністративного суду, розпечатує конверти (пакети) та  перевіряє наявність вкладень,  а в разі їх відсутності або зіпсування повідомляє головного спеціаліста відділу.
– забезпечує своєчасну та належну реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції суду в автоматизованій системі документообігу суду.
– вносить відповідну інформацію до автоматизованої системи документообігу щодо зняття виконаного документу з контролю.
– забезпечує своєчасне та належне формування електронного журналу вихідної кореспонденції суду.
– здійснює своєчасне та належне сортування залежно від ваги, маркування і відправку вихідної кореспонденції суду.
– здійснює оформлення реєстру вихідних документів.
– у межах своєї компетенції співпрацює з відділенням поштового зв’язку.
– забезпечує своєчасну та належну підготовку інформації для щотижневої довідки.
– забезпечує належний облік та зберігання речових доказів.
– вносить пропозиції щодо усунення негативних та закріплення позитивних тенденцій в роботі з документами.
– забезпечує дотримання єдиного порядку ведення діловодства, схоронності, якості оброблення й використання документів суду.
– аналізує стан діловодства в межах компетенції та вносить пропозиції щодо його вдосконалення.
– бере участь у здійсненні заходів з підвищення кваліфікації працівників відділу.
– виконує інші доручення керівника апарату суду та начальника відділу.
Порядок призначення на посаду:
Призначається на посаду наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства України.