Правильно звітуємо про відрядження

Службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи чи організації, що повністю або частково фінансується за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Така робота оформлюється документами, що підтверджують її зв’язок з основною діяльністю установи.

Підтверджувальним документом може бути запрошення сторони, що приймає. При цьому діяльність цієї сторони повинна збігатись з діяльністю установи, яка направляє працівника у відрядження. Також підтверджувальними документами є документи, що засвідчують участь відрядженої особи в семінарах, конференціях, курсах та інших заходах, які проводяться за тематикою, яка збігається з діяльністю установи, що відрядила працівника.

Основними нормативними документами, що регулюють питання організації відряджень та їхню оплату в бюджетних установах, є:

– Податковий кодекс України;

• Кодекс законів про працю України;
• постанова КМУ від 02.02.2011 №98 “Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів”;
• наказ Мінфіну від 28.09.2015 №841 “Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт та Порядку його складання”;
• інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59.

Після повернення з відрядження працівник вчасно повинен подати  до бухгалтерії звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Згідно з п.11. розділу II Інструкції №59 передбачено такі строки подання звіту: до закінчення п’ятого банківського дня після завершення відрядження; до закінчення третього банківського дня – у разі отримання готівки із застосування платіжної картки працівника під час відрядження; 10 банківських днів (за наявності поважних причин  з дозволу до 20 банківських днів) після завершення відрядження, якщо працівник у відрядженні розрахувався за допомогою платіжної картки у безготівковій формі.

Відповідно до ст.121 КЗпП працівникам, які направляються у службове відрядження, виплачуються:

• добові за час перебування у відрядженні;
• вартість проїзду до місця призначення та назад;
• витрати на найм житлового приміщення.

Нагадаємо, що у звіті про використання коштів, отриманих на відрядження або під звіт, сума добових має обчислюватись шляхом множення на 60 грн кількості днів перебування у відрядженні, включаючи день вибуття до пункту призначення і день прибуття в установу. Проте, якщо за умовами запрошення працівника безоплатно забезпечують харчуванням організатори таких заходів або якщо вартість харчування включено до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98, зокрема 80 відсотків – на одноразове, 55 відсотків – на дворазове, 35 відсотків – на триразове харчування.

Важливо знати, що дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Аналогічно дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.

Якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, то за ці дні працівникові не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.

Витрати на проїзд відрядженого працівника у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками I класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному випадку лише з дозволу керівника згідно з оригіналами підтверджувальних документів.

У разі найму житла у фізичних осіб-підприємців, які надають послуги із надання житла в оренду, потрібні документи, що підтверджують їхню підприємницьку діяльність (свідоцтво про реєстрацію та свідоцтво про сплату податку). Обов’язково у рахунку (квитанції) має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові працівника, який винаймав житло, строк і вартість проживання.

Якщо в рахунок на оплату вартості проживання включено витрати на побутові послуги (прання, прасування одягу, білизни), то такі витрати відшкодовуються, але не більш як 10 відсотків від суми добових витрат за всі дні проживання.

У випадку перевищення граничних сум витрат на найм житлового приміщення (600 грн), визначених постановою №98 (додаток 1), відшкодування таких витрат відбувається з дозволу керівника на понаднормові витрати з найму житла. За відсутності дозволу такі кошти вважаються надміру витраченими і не відшкодовуються установою.

Таким чином, на сьогодні питання відряджень для державних установ регулюються рядом нормативних актів, які дають відповіді на такі питання, як: порядок оформлення документів для відрядження; розмір добових витрат;  обмеження витрат на наймання житла і транспорт; порядок затвердження наднормових витрат. З огляду на це доцільно ретельно їх вивчати, щоб правильно оформлювати документи  та відзвітувати про витрачені суми, пов’язані з оформленням відряджень.

За інформацією, наданою відділом аудиту, ревізії та планово-фінансової діяльності