Хмарне сховище, або, простіше кажучи, хмара – це один або кілька віддалених серверів, на яких зберігаються дані користувачів в інтернеті. Хмарне сховище надається на вимогу в необхідному обсязі, оплачується за фактом використання і звільняє від необхідності купувати власну інфраструктуру для зберігання даних і керувати нею. Це забезпечує гнучкість, глобальну масштабованість і надійність, адже дані доступні в будь-який час і в будь-якому місці.
Переваги використання хмарних сховищ:
- Можливість доступу до даних з будь-якого комп’ютера, що підключений до інтернету.
- Можливість організації спільної роботи з даними.
- Висока ймовірність збереження даних навіть у разі апаратних збоїв.
- Оплата тільки за те місце в сховищі, яке фактично використовує, але не за оренду сервера, усі ресурси якого він може й не використовувати.
- Немає потреби займатися придбанням, підтримкою й обслуговуванням власної інфраструктури зі збереження даних, що, зрештою, зменшує загальні витрати виробництва.
- Усі процедури щодо резервування й збереження цілісності даних надає провайдер «хмарного» центру.
Інтеграція хмарних сховищ у судові установи є актуальною, оскільки чималу частину паперової роботи можна перевести в електроний формат. Особливо корисним використання хмарних сховищ буде для тих судів, які не мають власних інтегрованих сервісів документообміну та документообігу. Звісно, при цьому дуже гостро постає питання щодо об’єму сховища та безпечності зберігання даних.
Ми проаналізували чотири найпопулярніші сервіси, які надають послуги хмарного збереження даних та які мажуть бути інтегровані у роботу судів. Основну увагу ми звернули на:
- безпечність та зашифрованість даних, що зберігаються віддалено;
- об’єм безкоштовного місця для використання та цінову політику щодо збільшення такого об’єму;
- вбудованість редакторів для роботи з документами.
- Dropbox
Хмарне сховище Dropbox.
Вартість: до 2 ГБ – безкоштовно, 2 ТБ – 11,99 доларів на місяць або 119,88 доларів на рік.
Додатки: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
У цю хмару вбудований Paper, який дозволяє працювати з документами прямо всередині Dropbox. Крім того, до диску можна підключати інші додатки типу Trello, Slack і безліч інших сторонніх сервісів для управління проєктами, а також для колективної роботи.
Переваги:
Найбільшою перевагою сервісу є те, що він однаково добре працює на Windows і Mac, Android і iOS. Сервіс настільки простий, що будь-кому буде легко навчитися працювати з ним. Крім того, десктопні програми легко співпрацюють з файловою системою комп’ютера.
- «Google Диск» (Google One)
Хмарне сховище «Google Диск».
Вартість: 15 ГБ – безкоштовно, 100 ГБ – 55,36 гривень на місяць або 556,07 гривень на рік.
Додатки: Windows, macOS, iOS, Android.
Один з найбільш очевидних варіантів для власників пристроїв під управлінням Android, оскільки додаток «Google Диск» спочатку встановлено на смартфонах і планшетах на базі цієї ОС. Але у зв’язку з чималим обсягом безкоштовного сховища сервіс може бути зручним і для користувачів інших пристроїв. Важливий плюс – глибока інтеграція з безліччю сервісів Google: від «Gmail» до «Google Фото».
Переваги:
Інтегровані сервіси роботи з документами Office online, можливість встановлювати додаткові плагіни для роботи з архівами тощо є безумовною перевагою «Google Диск». Окрім того, з терміновими документами зручно працювати навіть з телефону, оскільки компанія розробила зручний мобільний додаток з повним функціоналом.
- Mega
Хмарне сховище Mega.
Вартість: 50 ГБ – безкоштовно, 200 ГБ – 4,99 євро на місяць.
Додатки: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Windows Phone.
Сервіс з щедрою безкоштовною версією. Як стверджує компанія, усі дані зберігаються на серверах у зашифрованому вигляді, а тому навіть співробітники Mega не можуть їх прочитати. Вихідний код клієнтів сервісу доступний на GitHub, його може перевірити будь-який експерт. Тому твердження вселяє довіру.
Переваги:
Сервіс надає гарантію шифрування даних. Ключі доступу до файлів не публікуються у відкритому доступі, а поширюються за схемою Friend-to-Friend. Це є безумовною перевагою для інтеграції сервісу у роботу судів, оскільки захищеність даних є важливим параметром під час вибору програмного забезпечення. Окрім того, великий об’єм сховища дозволяє довше зберігати файли для їх у форматі «архів документів».
- OneDrive
Хмарне сховище OneDrive.
Вартість: 5 ГБ – безкоштовно, 1 ТБ – 259 гривень на місяць або 2599 грн на рік за умови оформлення підписки на Office 365.
Додатки: Windows, macOS, iOS, Android, Windows Phone, Xbox.
Хмарний диск інтегрований з Windows 10 і безліччю сервісів Microsoft. Наприклад, OneDrive автоматично синхронізує всі файли між Word, PowerPoint та іншими офісними програмами на різних пристроях, що дуже зручно для користувачів Microsoft Office.
Якщо оформити передплату на «Office 365 персональний», то, крім офісних програм, можна отримати 1 ТБ місця у OneDrive.
Переваги:
Сервіс OneDrive відмінно працює з пристроями Windows, тому що він вбудований в цю операційну систему, встановлену на персональних комп’ютерах, планшетах і смартфонах. Можна відкрити збережені в OneDrive файли за допомогою інших додатків компанії Microsoft, таких, як Word або Photos. Оскільки OneDrive тісно пов’язаний з Microsoft Office, це хороший вибір для тих, хто часто користується програмами Office.
Виходячи з усього вище перерахованого, можна зробити такі висновки щодо інтеграції хмарних сервісів у роботу суду:
- З погляду менеджменту лідером є сервіс Dropbox, який підтримує плагіни Trello, Slack і безліч інших сторонніх сервісів для управління проєктами.
- Google Disk є найзручнішим в плані використання мобільної версії продукту, що дозволяє працювати віддалено не тільки з домашнього комп’ютеру, а й з телефону.
- Сховище Mega надає найбільший безкоштовний об’єм пам’яті, що вигідно для роботи з великими обсягами документів.
- OneDrive є найбільш інтегрованим у систему Windows, що є перевагою для установ, які використовують доменну систему корпорації Microsoft.
Таким чином, обираючи хмарне сховище для інтеграції у роботу суду, передусім потрібно враховувати перераховані нами особливості кожного сховища, зважати на обсяг документообігу, з яким доведеться працювати та, звісно, орієнтуватись на потреби й можливості самої установи у роботі з хмарними сховищами.
За інформацією відділу інформаційно-технічного забезпечення