Службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи чи організації, що повністю або частково фінансується за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Така робота оформлюється документами, що підтверджують її зв’язок з основною діяльністю установи.

Підтверджувальним документом може бути запрошення сторони, що приймає. При цьому діяльність цієї сторони повинна збігатись з діяльністю установи, яка направляє працівника у відрядження. Також підтверджувальними документами є документи, що засвідчують участь відрядженої особи в семінарах, конференціях, курсах та інших заходах, які проводяться за тематикою, яка збігається з діяльністю установи, що відрядила працівника.

Основними нормативними документами, що регулюють питання організації відряджень та їхню оплату в бюджетних установах, є:

– Податковий кодекс України;

• Кодекс законів про працю України;
• постанова КМУ від 02.02.2011 №98 “Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів”;
• наказ Мінфіну від 28.09.2015 №841 “Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт та Порядку його складання”;
• інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59.

Після повернення з відрядження працівник вчасно повинен подати  до бухгалтерії звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Згідно з п.11. розділу II Інструкції №59 передбачено такі строки подання звіту: до закінчення п’ятого банківського дня після завершення відрядження; до закінчення третього банківського дня – у разі отримання готівки із застосування платіжної картки працівника під час відрядження; 10 банківських днів (за наявності поважних причин  з дозволу до 20 банківських днів) після завершення відрядження, якщо працівник у відрядженні розрахувався за допомогою платіжної картки у безготівковій формі.

Відповідно до ст.121 КЗпП працівникам, які направляються у службове відрядження, виплачуються:

• добові за час перебування у відрядженні;
• вартість проїзду до місця призначення та назад;
• витрати на найм житлового приміщення.

Нагадаємо, що у звіті про використання коштів, отриманих на відрядження або під звіт, сума добових має обчислюватись шляхом множення на 60 грн кількості днів перебування у відрядженні, включаючи день вибуття до пункту призначення і день прибуття в установу. Проте, якщо за умовами запрошення працівника безоплатно забезпечують харчуванням організатори таких заходів або якщо вартість харчування включено до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98, зокрема 80 відсотків – на одноразове, 55 відсотків – на дворазове, 35 відсотків – на триразове харчування.

Важливо знати, що дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Аналогічно дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.

Якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, то за ці дні працівникові не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.

Витрати на проїзд відрядженого працівника у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками I класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному випадку лише з дозволу керівника згідно з оригіналами підтверджувальних документів.

У разі найму житла у фізичних осіб-підприємців, які надають послуги із надання житла в оренду, потрібні документи, що підтверджують їхню підприємницьку діяльність (свідоцтво про реєстрацію та свідоцтво про сплату податку). Обов’язково у рахунку (квитанції) має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові працівника, який винаймав житло, строк і вартість проживання.

Якщо в рахунок на оплату вартості проживання включено витрати на побутові послуги (прання, прасування одягу, білизни), то такі витрати відшкодовуються, але не більш як 10 відсотків від суми добових витрат за всі дні проживання.

У випадку перевищення граничних сум витрат на найм житлового приміщення (600 грн), визначених постановою №98 (додаток 1), відшкодування таких витрат відбувається з дозволу керівника на понаднормові витрати з найму житла. За відсутності дозволу такі кошти вважаються надміру витраченими і не відшкодовуються установою.

Таким чином, на сьогодні питання відряджень для державних установ регулюються рядом нормативних актів, які дають відповіді на такі питання, як: порядок оформлення документів для відрядження; розмір добових витрат;  обмеження витрат на наймання житла і транспорт; порядок затвердження наднормових витрат. З огляду на це доцільно ретельно їх вивчати, щоб правильно оформлювати документи  та відзвітувати про витрачені суми, пов’язані з оформленням відряджень.

За інформацією, наданою відділом аудиту, ревізії та планово-фінансової діяльності

Новітні технології стрімко розвиваються. Електронна пошта, відеодзвінки, чати – це те, чим ми активно користуємось не лише у приватному житті, а й в офіційному спілкуванні. Та, як не дивно, службове листування й досі залишається одним з основних і невід’ємних засобів діяльності будь-якої сучасної установи чи організації.

До речі, імідж установи значною мірою залежить від здатності грамотно складати й оформлювати службову кореспонденцію. Тож службове листування певним чином також впливає і на формування репутації установи.

Офіційний (службовий) лист – це документ, який слугує засобом спілкування між підприємствами, установами, організаціями та фізичними особами  з  метою обміну інформацією або налагодження партнерських взаємин. Існує декілька видів службових листів: інформаційні, супровідні, гарантійні, листи-запити, листи-запрошення, листи-відповіді тощо.

А тепер уявіть, що вам потрібно написати офіційний лист!

Перед тим, як приступити до написання, пам’ятайте, що основою будь-якого службового листа є текст, який має чітко відбивати мету його написання, розкривати зміст й містити переконливі аргументи. При цьому будь-який  з видів листів має бути лаконічним, послідовним і конкретним. Вдаватись до «ліричних відступів» у тексті службового листа не припустимо.

Написати службовий лист – це також мистецтво. Щоб спробувати його опанувати, пропонуємо вам завжди дотримуватись 5-ти нескладних правил.

1. Будьте лаконічними. Пишіть коротко й просто. Не зловживайте надто вишуканими словами й занадто довгими реченнями. Слідкуйте, щоб ваші слова гармонійно поєднувались у реченні і відповідали офіційно-діловому стилю мовлення.
2. Стежте за логічністю й послідовністю викладу. Намагайтесь структурувати усі ваші думки таким чином, щоб вони були взаємопов’язані. Для цього можете використовувати шаблонні фрази (також варто зауважити.., зверніть особливу увагу…, водночас просимо тощо).
3. Уникайте багатозначності. Якщо певне слово чи вислів можуть спричинити двозначність, краще їх замінити іншими, щоб адресат міг чітко зрозуміти, про що йде мова.

Синоніми – це чудово. Проте, якщо ви у листі щоразу добиратимете до одного й того ж слова різні синоніми, вас просто не зрозуміють. В офіційно-діловому стилі важлива точність, тому синоніми добирайте обережно. Іншомовні слова замінюйте українськими відповідниками лише в тих випадках, у яких це буде справді доречно.

4. Будьте ввічливі й доброзичливі. Звісно, адресат листа не бачить ваших емоцій, проте за автором листа приховується особистість, а зі стилю самого листа простежити настрій цілком можливо. І хоч службовий лист має бути стриманим, але це не означає, що він має бути позбавлений емоційності. Додайте ввічливі фрази на початку листа, щоб налаштувати адресата на позитивний лад, а також завершіть ваш лист доброзичливою фразою, висловіть свою повагу, подяку чи побажання.
5. Уникайте категоричності й заперечних форм. Формулюйте речення таким чином, щоб у вашому листі було якомога менше заперечної частки НЕ. Намагайтесь уникати висловлювань, які можуть неприємно вплинути на адресата. Якщо ж у листі вам все ж потрібно відмовити чи висловити заперечення, використовуйте евфемізми.

Ще один важливий момент – грамотність. Не секрет, що красиве мовлення: як усне, так і писемне – обличчя будь-якої освіченої людини. Але помилитися може кожен. Боятись цього не потрібно, а от перевірити правильність розділових знаків у тексті листа чи правопис слів просто необхідно.

Правопис слів та правильність вживання розділових знаків перевіряйте за чинним українським правописом, користуйтесь орфографічним словником та довідниками з культури мовлення.

Перевірити текст вашого листа на помилки можна й онлайн. Наприклад, за допомогою сервісу «Перевірка» на сайті «Мова – ДНК нації» (https://ukr-mova.in.ua/perevirka-tekstu) або на офіційному сайті української мови (https://ukrainskamova.com/index/wiki/0-30). Для цього просто скопіюйте ваш текст і вставте його у відповідне поле. Натисніть кнопку «перевірити».

Проте зважайте, що перевірка роботом не завжди досконала.

Коли ж ви перевірили текст на помилки й усе належно відредагували, дайте почитати його вашим колегам. Часом трапляється так, що, пишучи текст листа, ви вкладаєте один зміст, а хтось може зрозуміти його дещо інакше. Щоб цього не сталось, запитуйте сторонню думку, а проблемні моменти перепишіть таким чином, щоб усі сприймали текст вашого листа однаково.

Службові листи повинні бути оформлені естетично. Оскільки лист – це документ офіційний, його друкують на бланку установи, на якому обов’язково мають бути такі реквізити, як державний герб (для державних установ), код установи, її повна назва, індекс, поштова та електронна адреси, номер телефон, факс.

Бланк листа має бути формату А4 (рідше А5) і мати такі береги: ліворуч – 3 см, праворуч – 1 см, зверху й знизу – 2 см.

Вимог до оформлення листів багато. З усіма ними ви можете ознайомитись у ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0055609-03).

Коли ж ви завершили підготовку проекту листа й усе оформили згідно з правилами, сміливо можете передавати його керівникові на підпис.

Насправді написати бездоганний службовий лист, який би справив на адресата позитивне враження про вас і вашу установу, зацікавив би його вашою інформацією чи пропозицією, до снаги кожному!

Шляхів удосконалення безліч. Працюйте над власним мовленням, дотримуйтесь етикету ділової кореспонденції, дослухайтесь до порад експертів  і, звісно, практикуйтесь у написанні листів. Бажаємо успіхів!

За інформацією відділу звернень, внутрішньої та зовнішньої комунікації

З метою забезпечення правильного й однакового застосування судами законодавства про судові витрати в адміністративних справах (справляння судового збору, платників, об’єкти та розміри ставок судового збору, порядок сплати, звільнення від сплати та повернення судового збору), необхідно керуватися Законом України «Про судовий збір» від 08.07.2011 № 3674-VI (далі – Закон «Про судовий збір»), а також іншими нормативно-правовими актами України.

У частині 1 статті 1 Закону «Про судовий збір» подано визначення судового збору.

Судовий збір – це збір, що справляється на всій території України за подання заяв, скарг до суду, за видачу судами документів, а також у разі ухвалення окремих судових рішень, передбачених цим Законом. Судовий збір входить до складу судових витрат.

Судові витрати – це передбачені законом витрати (грошові кошти) сторін, інших осіб, які беруть участь у справі, понесені ними у зв’язку з розглядом справи та вирішенням, а у випадках звільнення від сплати цих осіб  – це витрати держави, які вона несе у зв’язку з вирішенням конкретної справи.

Законом «Про судовий збір» встановлено ставку судового збору (п.5 ч. 3 ст. 4) в 1-му розмірі прожиткового мінімуму для працездатних осіб (станом на 1 січня календарного року, у якому відповідна скарга подається до суду) за подання апеляційної скарги на ухвалу до адміністративного суду.

Судовий збір сплачується за місцем розгляду справи та зараховується до спеціального фонду Державного бюджету України (ч. 1, 2 статті 9 Закону «Про судовий збір»).

Судовий збір перераховується у безготівковій або готівковій формі, зокрема й з використанням платіжних систем через мережу Інтернет у режимі реального часу (відповідно до частини 1 статті 6 Закону «Про судовий збір»).

Постановою Правління Національного банку України від 21.01.2004 № 22 затверджено Інструкцію про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті (далі – Інструкція), якою встановлено загальні правила, види і стандарти розрахунків клієнтів банків та банків у грошовій одиниці України на території України, що здійснюються за участю банків, а також встановлено вимоги щодо заповнення розрахункових документів.

Відповідно до Інструкції платіжне доручення оформлюється платником за формою згідно з вимогами щодо заповнення реквізитів розрахункових документів. Так, одним із реквізитів платіжного доручення є «Призначення платежу». Реквізит «Призначення платежу» платник заповнює так, щоб надати повну інформацію про платіж та документи, на підставі яких здійснюється перерахування коштів отримувачу. Повноту інформації визначає платник з урахуванням вимог законодавства України. Платник відповідає за дані, що зазначені в реквізиті платіжного доручення «Призначення платежу».

У платіжному дорученні, який є документом про сплату судового збору, в розділі «Призначення платежу» мають бути зазначені відомості про те, яка саме позовна заява (заява, скарга, дія) оплачується судовим збором.

Необхідними реквізитами ідентифікації позовної заяви (заяви, скарги) або апеляційної скарги є номер справи, у межах якої подається відповідна апеляційна скарга та дата ухвали суду, яка оскаржується. Згідно з частиною 5 статті 296 КАС України до апеляційної скарги додаються докази сплати судового збору.

Проте є випадки, коли сторони за подання апеляційної скарги використовують квитанції про сплату судового збору, що був сплачений попередньо, ще за довго до винесення рішення (навіть за кілька місяців); у квитанції не видно реквізитів, що перешкоджає перевірці зарахування судового збору. Також досить часто судовий збір помилково сплачують на інші рахунки.

Однак сплачений судовий збір, що передує даті винесення оскаржуваного судового рішення, не може вважатися належним доказом сплати судового збору за подання апеляційної скарги.

Відповідно Кодексу адміністративного судочинства України та частин 1, 2 статті 9 Закону «Про судовий збір» суд перед відкриттям (порушенням) провадження у справі, прийняттям до розгляду заяв, скарг, клопотань  перевіряє зарахування судового збору до спеціального фонду Державного бюджету України.

За приписами статті 72 КАС України, доказами є будь-які дані, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин (фактів), що обґрунтовують вимоги і заперечення учасників справи та інших обставин, які мають значення для вирішення справи.

Згідно з положеннями статті 74 КАС України, обставини, які відповідно до законодавства повинні бути підтверджені певними засобами доказування, не можуть підтверджуватися іншими засобами доказування.

Належними є докази, на підставі яких можна встановити обставини, які входять у предмет доказування. Суд не бере до розгляду докази, які не стосуються предмета доказування. Предметом доказування є обставини, які підтверджують заявлені вимоги чи заперечення або мають інше значення для розгляду справи і підлягають встановленню під час ухвалення судового рішення (стаття 76 КАС України).

Відповідно до статті 76 КАС України суд оцінює докази за своїм внутрішнім переконанням, що ґрунтується на всебічному, повному, об’єктивному та безпосередньому дослідженні наявних у справі доказів.

Отже, квитанція про сплату судового збору за подання апеляційної скарги має містити інформацію про номер справи, у межах якої подається відповідна скарга, та дату прийняття судового акта, що оскаржується, у іншому випадку квитанція не є належним доказом сплати судового збору у встановленому порядку та розмірі і не може вважатися належним доказом сплати судового збору за подання апеляційної скарги на ухвалу.

Правові позиції викладені в ухвалах Верховного Суду від 31.05.2018 у справі №  922/496/17 та (ВС/КГС № 905/1057/18 від 16.01.2019).

За інформацією відділу аналітично-статистичної роботи суду

Доброго дня, шановні читачі!

Нагадуємо, що з 1 січня 2019 року розпочався новий етап подання декларацій осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, за 2018 рік.

Відповідно до статті 45 Закону України «Про запобігання корупції» державні службовці, інші суб’єкти декларування, зобов’язані щорічно до 1 квітня подавати шляхом заповнення на офіційному веб-сайті Національного агентства декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, за минулий рік за формою, яку визначає Національне агентство, при цьому система з кожним новим етапом працює краще.

Звертаємо вашу увагу, що необхідно зробити для правильного та швидкого заповнення е-декларації:

• перевірте адресу електронної поштової скриньки, яка вказана у персональному кабінеті Єдиного державного реєстру декларацій осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування.
• перевірте термін дії та працездатність Вашого електронного цифрового підпису для роботи з реєстром. Для отримання інформації про термін дії ЕЦП необхідно завантажити посилений сертифікат особистого ЕЦП з веб-сайту акредитованого центру сертифікації ключів (далі – АЦСК), у якому отримано ЕЦП. Після цього натиснути на сертифікат подвійним кліком лівої кнопки миші та у вікні, яке відкриється, переглянути термін дії сертифікату ЕЦП. Якщо термін дії сертифікату сплинув, скористатись ЕЦП неможливо. У такому разі вам необхідно звернутись до АЦСК та отримати новий ЕЦП.

Після отримання нового ЕЦП необхідно зайти на сторінку входу до реєстру https://portal.nazk.gov.ua/login і скористатись посиланням: «Я загубив/змінив свій приватний ключ». У полі «Поточна електронна адреса» потрібно вказати електронну поштову скриньку, з якою зареєстрований декларант в Реєстрі, та натиснути кнопку «Вислати код для відновлення». На вказану поштову скриньку надійде лист «Зміна ЕЦП | ЄДИНИЙ ДЕРЖАВНИЙ РЕЄСТР ДЕКЛАРАЦІЙ». Для зміни ЕЦП необхідно перейти за посиланням у листі, після цього у полі АЦСК обрати акредитований центр сертифікації ключів, у якому отримано новий ЕЦП, обрати файл нового ЕЦП, вказати пароль від нового ЕЦП та натиснути кнопку «Змінити ЕЦП». Після успішного виконання вказаних дій з’явиться повідомлення про розгляд поданої заявки. Заявки на зміну ЕЦП розглядаються протягом 1 доби у робочий час.

Рекомендації щодо роботи з Реєстром та роз’яснення щодо заповнення форми е-декларації знаходяться за посиланням: https://goo.gl/x3oJaq. Можливо у заповнені е-декларації допоможуть відповіді на найчастіші запитання: https://goo.gl/m25UVP.

Національним агентством підготовлено відео-курс з роз’ясненнями щодо заповнення е-декларацій за розділами: https://goo.gl/44WxNs.

Якщо ви ще не маєте інформації про ваші доходи з Державного реєстру фізичних осіб – платників податків про суми / джерела виплачених доходів та утриманих податків, то відомості ви можете отримати, зайшовши у свій особистий електронний кабінет https://cabinet.sfs.gov.ua/login, де ви можете отримати зазначені вище відомості протягом дня.

Рекомендуємо подавати декларацію в кілька етапів, обов’язково перевіряти усі відомості і лише тоді відправляти в реєстр. Перед тим, як накласти електронний цифровий підпис на декларацію, машина її вивантажує і просить підтвердити. На цьому етапі ви можете зберегти її для себе в форматі PDF з відкритими персональними даними. У реєстрі персональні дані декларації вже будуть закриті для перегляду. Також переконайтесь що ваша декларація збереглась не в чернетці, а дійсно направлена у систему.

Бажаємо всім правильної і вчасної подачі е-декларацій. Поспішайте! До 1 квітня зовсім обмаль часу.

За інформацією відділу по роботі з персоналом

Усі знають, що першу відпустку на новому місці роботи можна отримати, відпрацювавши в установі півроку. Але якщо людина прийнята за переведенням з іншої установи, для неї діють особливі правила надання відпусток. За певних умов вона може взяти щорічну або додаткову відпустку на новому місці раніше, ніж мине 6 місяців безперервної роботи. Ці умови перелічені у ст. 81, 83 КЗпП, п. 8 ст. 10 та  ст. 24 Закону України від  15.11.96  № 504/96-ВР «Про відпустки». Так, після переведення право на відпустку виникає, якщо:

– на попередньому місці роботи щорічна відпустка не була використана (повністю або частково);

– грошову компенсацію за невикористану відпустку працівник під час звільнення не отримував;

– компенсація за бажанням працівника була перерахована на поточний рахунок підприємства, на яке він був прийнятий за переведенням.

У зв’язку з тим, що грошова компенсація для працівників, яких переведено до новостворених установ судової влади, переважно була не виплачена їм, а перерахована на депозитні рахунки цих установ, виникає питання щодо відображення сум грошової компенсації у річних деклараціях.

Наведемо кілька міркувань.

Незалежно від того, чи виплачується грошова компенсація за невикористану відпустку самому працівникові, чи вона перераховується наступному роботодавцю, оподатковується вона однаково. Суми грошових компенсацій за невикористану відпустку належать до фонду оплати праці (ст. 2 Закону України від 24.03.95 № 108/95-ВР та п. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати). Тому на таку компенсацію нараховується єдиний соціальний внесок, з неї утримується податок з доходів фізичних осіб та військовий збір. І робить це роботодавець за попереднім місцем роботи (місцем звільнення працівника).

У листі від 25.11.2015 № 1531/13/84-15 Міністерство соціальної політики зазначає, що кошти, які належать до виплати за дні відпустки, заробленої і невикористаної за попередним місцем роботи, виплачуються за рахунок отриманої новим роботодавцем компенсації. Зауважимо, що у нового роботодавця під час виплати компенсації працівникові не виникає зобов’язань щодо нарахування та сплати ПДФО, військового збору та ЄСВ. Тому і суму відпускних, виплачену за рахунок надходжень від колишнього роботодавця, відображати у формі № 1ДФ йому не потрібно.

Таким чином, відображати у річній декларації компенсацію за невикористану відпустку потрібно саме за попереднім місцем роботи для відповідності зазначених сум значенням доходу у податковій та фінансовій звітності.

                                                       За інформацією, наданою відділом бухгалтерського обліку та звітності.

В умовах сьогодення комунікація є важливою складовою управлінської діяльності будь-якої установи. Її роль стає дедалі вагомішою, оскільки вона орієнтована на налагодження зв’язку з цільовою аудиторією, щоб досягти бажаних результатів у роботі та забезпечити позитивний імідж і авторитет установи в суспільстві.

Довгий час вважалось, що суди – це консервативні установи, які не бажають налагоджувати жодних зв’язків з громадськістю. На щастя, цей міф розвіюється, а роль і завдання суду набувають нових значень. При цьому комунікація стає необхідною умовою належної діяльності суду.

У Сьомому апеляційному адміністративному суді комунікаційній діяльності приділяють велику увагу.

Важливу роль у забезпеченні зв’язку суду з громадськістю відіграє робота суддів-спікерів та прес-служби, які наділені правом висвітлювати офіційну позицію суду щодо прийнятих рішень, надавати коментарі та інтерв’ю, налагоджувати співпрацю з журналістами місцевих та всеукраїнських ЗМІ. Також це і робота щодо ведення офіційних сторінок суду у соціальних мережах та наповнення їх корисною, точною, а головне – актуальною інформацією щодо діяльності суду, оновлень законодавства тощо.

Спеціально для налагодження стабільного зв’язку з представниками громадськості у Сьомому апеляційному адміністративному суді функціонує відділ звернень, внутрішньої та зовнішньої комунікації, який веде роботу у декількох напрямках.

Передусім, це комунікація з учасниками судового процесу: з фізичними та юридичними особами, адвокатами, громадськими організаціями тощо. З метою досягнення прозорості й відкритості під час здійснення правосуддя працівники відділу звернень, внутрішньої та зовнішньої комунікації надають особам роз’яснення законодавства щодо розгляду і вирішення питань, пов’язаних з апеляційним переглядом адміністративних справ та його результатами, а також іншу інформацію, яка стосується діяльності суду.

Сьомий апеляційний адміністративний суд постійно слідкує за новими технологіями, які згодом впроваджує у свою роботу для налагодження максимально ефективної комунікації з громадянами. Наприклад, отримати відповідь на важливі питання можна не лише традиційно (офіційним листом чи у телефонному режимі), а й за допомогою засобів онлайн-зв’язку (Skype-дзвінок, онлайн-чат на офіційному веб-сайті, а також мобільні додатки Viber, WhatsApp та Telegram).

Варто відзначити, що робота суду з громадянами дозволяє покращити їхній рівень правосвідомості, зменшити кількість повторних звернень, скарг, зауважень та підвищити довіру до суду в цілому.

Ще одним важливим напрямком комунікаційної діяльності суду є періодичні опитування громадян, які дають можливість дізнатись думку відвідувачів суду та учасників судового процесу щодо якості надання судово-адміністративних послуг та рівня довіри до Сьомого апеляційного адміністративного суду зокрема й системи правосуддя загалом.

Окрім того, результати таких опитувань дають можливість виявити сильні й слабкі сторони у роботі працівників суду, а, відповідно, активізувати зусилля на впровадження позитивного досвіду та розвиток нових підходів до налагодження комунікації з громадянами і водночас вчасно відреагувати на допущені помилки під час надання судово-адміністративних послуг та запобігти недолікам у подальшій роботі.

Перспективний напрямок комунікації, який Сьомий апеляційний адміністративний суд активно розвиває, це просвітницька діяльність. Суд дбає про правову освіту молоді, тому постійно організовує та проводить навчально-просвітницькі заходи зі студентами-правниками та школярами з метою підвищення їхнього рівня правової культури, ознайомлення з діяльністю суду та завданнями судової системи України в цілому.

У цьому напрямку для кожної вікової категорії у суді розроблено відповідні завдання, які в ігровій формі допомагають зрозуміти значення і роль права та суду, краще засвоїти теоретичні знання та отримати чіткі уявлення про те, чим займається суд, яка його мета і завдання.

Варто відзначити, що просвітницькі кампанії для молоді мають неабияку популярність. Вивчати право у суді цікаво та пізнавально, тому спостерігається тенденція до збільшення кількості охочих відвідати Сьомий апеляційний адміністративний суд, щоб взяти участь в одному з правових заходів.

Перелік напрямків комунікаційної діяльності Сьомого апеляційного адміністративного суду не є вичерпним. Як свідчить практика, ефективно побудована комунікація дозволяє суттєво вплинути на якість роботи суду, утвердити авторитет суду в суспільстві та досягти довіри громадян до системи правосуддя. А Сьомий апеляційний адміністративний суд не зупиняється на досягнутому, тому постійно  працює над побудовою нових комунікаційних стратегій задля забезпечення відкритості, доступності та прозорості у своїй діяльності.

За інформацією відділу звернень,

внутрішньої та зовнішньої комунікації

Судова влада в Україні покликана бути найміцнішим гарантом дієвого та своєчасного захисту прав і свобод громадян.

Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», окрім здійснення правосуддя, апеляційний суд аналізує судову статистику, вивчає та узагальнює судову практику як власну, так і судів першої інстанції відповідного апеляційного округу, а також надає місцевим судам методичну допомогу у застосуванні законодавства.

Судова статистика в Україні визначає мету, завдання та основні напрямки роботи судів України щодо вдосконалення процесів збору, обробки, аналізу, поширення та оприлюднення статистичних даних про роботу судової системи, а також стан здійснення правосуддя в Україні.

Мета судової статистики – вироблення якісних статистичних даних з метою задоволення інформаційних потреб органів судової влади України на загальнодержавному та регіональному рівнях, а також на рівні окремого суду.

Нові завдання, які стоять перед судовою системою в умовах перебудови правової, соціально орієнтованої держави на засадах ринкових, економічних відносин, потребують ґрунтовного знання основ статистичних розрахунків, щоб сприяти і допомагати їхньому вирішенню.

Під час здійснення аналітичної роботи враховують статистичні дані щодо розгляду справ, відомості про помилки, допущені під час розгляду їх та виявлені під час перегляду судових рішень в апеляційному та касаційному порядку, під час ознайомлення з роботою суддів на місцях, під час розгляду заяв і скарг громадян. Усе це свідчить про  роботу судів.

Аналіз судової статистики дозволяє координувати роботу апеляційних судів із роботою Державної судової адміністрації та її територіальними  управліннями  з  метою уникнення дублювання статистичних даних, а також для запобігання наданню неузгоджених і суперечливих висновків.

Одержані в результаті аналізу судової статистики дані стають підґрунттям характеристики діяльності суду, зразком правильного й однакового застосування судами чинного законодавства України, а також (за потреби) підставою для  внесення до нього змін.

Правильно організований і проведений аналіз судової практики дозволяє перевірити дотримання норм матеріального та процесуального закону під час розгляду справ і виконання судових рішень; з’ясувати проблемні питання, які виникають під час розгляду різних категорій справ.

Дані судової статистики дають змогу встановити обсяг і якість роботи судів щодо здійснення ними правосуддя: тривалість судочинства, навантаження на кожного окремого суддю, тривалість розгляду справ, якість їхнього розгляду, характер судової репресії, застосування тих чи інших видів покарань.

Статистичні звіти дають змогу керівним органам встановлювати основні тенденції у діяльності органів суду, виявляти типові недоліки в їхній діяльності і застосовувати заходи щодо ліквідації їх та недопущення у майбутньому.

Статистичні дані мають дуже велике значення у справі контролю і визначення напрямку діяльності органів правосуддя. Зрозуміло, що це не єдина форма такого контролю, але разом з іншими матеріалами (обстежень, ревізій та вивчення окремих категорій справ) статистичні показники становлять важливе джерело для контролю за роботою цих органів.

Статичний аналіз діяльності судових органів проводиться головним чином на базі статистичної звітності, яка охоплює своїми показниками усі стадії адміністративного процесу.

Відділ аналітично-статистичної роботи Сьомого апеляційного адміністративного суду на постійній основі надає статистичні дані, потрібні для удосконалення поточної роботи, та готує необхідну звітність.

Удосконалення процесів збору та обробки статистичних даних відбувається з впровадженням та подальшим використанням інноваційних технологій в роботі суду.

                                   За інформацією, наданою відділом

аналітично-статистичної  роботи  7ААС

Гарантією успішної роботи суду є професіоналізм та ефективність діяльності працівників установи. При цьому для якісного обслуговування учасників судового процесу та відвідувачів суду автентичні методи обробки інформації себе не зовсім виправдовують.

На нашу думку, усім прогресивним судам необхідно мати доступ до сучасних інформаційних ресурсів, щоб скоротити затрати часу на виконання поставлених завдань, пов’язаних з наданням судово-адміністративних послуг громадянам.

Електронний документообіг – високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи судової системи.

У грудні 2017 Кодекс адміністративного судочинства України зазнав суттєвих змін, якими передбачено запровадження електронного судочинства.  Його функціонування в Україні має забезпечити Єдина судова інформаційно-телекомунікаційна система (далі – ЄСІТС).

Дослідна експлуатація ЄСІТС розпочинається з 01.03.2019 у складі таких підсистем:

• єдиний контакт-центр судової влади України;
• єдина підсистема управління фінансово-господарськими процесами;
• офіційна електронна адреса (Електронний кабінет);
• офіційний веб-портал «Судова влада України»;
• єдиний державний реєстр судових рішень;
• підсистема «Електронний суд»;
• модуль «Автоматизований розподіл»;
• модуль «Судова статистика».

З початку 2019 року ці підсистеми та модулі ЄСІТС функціонують у тестовому режимі.

Проведення тестування Електронного суду передбачає функціонування програмного продукту в реальних умовах експлуатації та навантаження, із залученням усіх користувачів, які зареєструють офіційні електронні адреси в ЄСІТС у добровільному порядку.

Варто зауважити, що система дає можливість здійснювати:

• реєстрацію документів, справ, матеріалів тощо у день надходження, ведення всього діловодства, контроль руху усіх документів;
• автоматичне визначення складу суду, а за необхідності – обрання присяжних для розгляду справи з урахуванням спеціалізації суддів та їхньої завантаженості;
• обмін документами (надавати та отримувати) між судом та учасниками процесу, які зареєстровані у системі, ознайомлення з матеріалами судових справ в електронній формі;
• участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції;
• фіксацію судового процесу в аудіо- та відео-форматі та забезпечення його трансляції;
• розгляд та зберігання судових справ в електронній формі.

Важливим є те, що суд проводитиме розгляд справи за матеріалами судової справи в електронній формі. Процесуальні та інші документи і докази у паперовій формі не пізніше трьох днів з дня їхнього надходження до суду переводяться в електронну форму та долучаються до матеріалів електронної судової справи. При цьому справи, розгляд яких розпочато та не закінчено за матеріалами в паперовій формі до початку функціонування ЄСІТС, розглядатимуться за матеріалами у паперовій формі. Однак за наявності технічної можливості суд може розглянути таку справу в електронній формі.

Учасники справи, які зареєстрували офіційні електронні адреси в ЄСІТС вже не можуть отримувати від суду документи у справах (окрім судових рішень) в паперовій формі, а також знайомитися з матеріалами таких справ (та здійснювати інші процесуальні дії) в іншій формі, ніж електронна.

Запровадження ЄСІТС є реакцією на виклики технічного прогресу, яка має на меті спростити та здешевити доступ до правосуддя. Вона не просто розширить кількість сервісів, а й об’єднає в одну систему суди, Державну судову адміністрацію України, Вищу раду правосуддя, Вищу кваліфікаційну комісію суддів з можливістю автоматизованої взаємодії з іншими державними ресурсами.

Після початку роботи системи громадяни отримають зовсім новий рівень сервісу. Адже для звернення до суду достатньо буде заповнити відповідні форми та підписати позов електронним цифровим підписом. Автоматизований розподіл здійснюватиметься модулем автоматизованого розподілу, а для ознайомлення з матеріалами справи та іншою інформацією про її рух достатньо буде відкрити особистий кабінет. Взяти участь у засіданні можна буде з будь-якого зручного місця, яке обладнане належним чином.

Важливим є і те, що ЄСІТС надає можливість постійного доступу до всіх матеріалів справи, (а не лише судових рішень), скорочує час на пересилання документів, що сприяє відсутності затримок, пов’язаних з пересиланням справи між судами різних інстанцій, дозволяє брати участь в режимі відеоконференції без відвідування суду, автоматично направляє накази до Єдиного державного реєстру виконавчих документів.

Таким чином, у ЄСІТС позовна заява обов’язково  повинна містити відомі номери засобів зв’язку, офіційної електронної адреси та адреси електронної пошти.

Позовні заяви та інші документи, що подаються до суду, підлягають обов’язковій реєстрації в Єдиній судовій інформаційно-телекомунікаційній системі в день надходження документів. Необхідність пересилання справи між судами різних інстанцій взагалі зникає. Забезпечується обмін документами в електронній формі між судами, між судом та учасниками судового процесу, між самими учасниками судового процесу, а також фіксування судового процесу і участь учасників судового процесу у судовому засіданні в режимі відеоконференції. Суд направляє судові рішення, судові повістки, судові повістки-повідомлення та інші процесуальні документи учасникам судового процесу на їхні офіційні електронні адреси.

Особам, які зареєстрували офіційні електронні адреси в ЄСІТС, суд надсилає будь-які документи у справах, у яких такі особи беруть участь, винятково в електронній формі шляхом направлення їх на офіційні електронні адреси. Реєстрація в ЄСІТС не позбавляє права на подання документів до суду у паперовій формі.

Суд проводить розгляд справи за матеріалами судової справи в електронній формі. Процесуальні та інші документи і докази у паперовій формі не пізніше трьох днів з дня надходження їх до суду переводяться в електронну форму та долучаються до матеріалів електронної судової справи.

Подані до відповідного органу паперові документи зберігаються у додатку до електронної справи. Документи і докази в паперовій формі зберігаються в додатку до справи в суді першої інстанції та за потреби можуть бути оглянуті учасниками справи чи судом першої інстанції або витребувані судом апеляційної чи касаційної інстанції після надходження до них відповідної апеляційної чи касаційної скарги.

Спільне використання систем електронного документообігу та паперових носіїв дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, здійснювати необхідний аналіз та швидко готувати статистичні звіти.

Тож системи електронного діловодства і документообігу сприяють створенню нової організаційної культури в судових органах, роблячи роботу працівників апарату суду більш ефективною, цікавою і значимою.

Наразі розпочинається експлуатація підсистеми «Електронний суд» в тестовому режимі.

Для отримання доступу до сервісу «Електронний суд» необхідно здійснити реєстрацію Офіційної електронної адреси (Електронного кабінету). Реєстрація та подальша автентифікація користувачів здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису користувача.

Також доступна відео-інструкція про те, як скористатися електронним кабінетом.

А поки ЄСІТС ще тестується у 7ААС вже скануються та додаються до комп’ютерної програми «Діловодство спеціалізованого суду» усі вихідні листи, рішення Зборів суддів та накази, що дозволяє оперативно знайти документ, не витрачаючи при цьому час

Важливою перевагою використання електронного документообігу є оперативність у роботі з документами та надійність зберігання, тобто всі відскановані документи з часом не псуються, а їхні користувальницькі якості не погіршуються, і вони можуть зберігатися практично вічно.

Варто зауважити, що запровадження електронного документообігу та ЄСІТС в цілому є важливим етапом у формуванні сучасного та ефективного судочинства.

За інформацією наданою відділом надання інформаційних послуг,

руху адміністративних справ та діловодства суду 7ААС

Завершення року для суду, як і для будь-якої іншої установи, традиційно супроводжується підготовкою звітності та підсумками діяльності за попередній період як суддівського корпусу, так і апарату суду.  Складання різноманітної звітності для суду здійснюється з метою отримання необхідної інформації для  прийняття управлінських рішень  судовими адміністраторами.

Судова система є складним цілісним механізмом, а однією з найважливіших умов стабільного функціонування цього злагодженого механізму є наявність високоорганізованої та ефективної системи управління.

Голова суду  і  керівник апарату суду як судові адміністратори  є одними із основних користувачів результатами  судової звітності, адже на підставі інформації, отриманої за результатами аналізу звітів про діяльність суду, вони  бачать загальну картину якості роботи суду, а це дає їм можливість надалі розробляти ефективні рекомендації щодо поліпшення якості судово-адміністративних послуг та підвищення рівня громадської довіри до судів.

Робота з результатами звітності це постійні впорядковані зусилля судових адміністраторів, спрямовані на продукування фундаментальних рішень та дій, які визначають  стратегічні напрямки діяльності  судової установи.  Адже організація та координація роботи суду  включає в себе комплекс спеціальних повноважень судових управлінців, обумовлених перебуванням на адміністративній посаді, зокрема таких, як: представництво суду,  забезпечення ефективного функціонування суду  та у такий спосіб удосконалення ролі суду для  суспільства, здійснення юрисдикційних повноважень та інші повноваження.

Успішне функціонування судової установи в сучасних умовах потребує підвищення ефективності  та  якості судово-адміністративних послуг на підставі удосконалення  організації та координації роботи суду шляхом прийняття управлінських рішень, створення комфортних умов для відвідувачів суду та підвищення  рівня довіри громадськості до суду та суддів.

Для цього необхідно створити таку інформаційну систему, яка здатна задовольнити запити всіх зацікавлених користувачів для обґрунтування та прийняття важливих рішень. Інструментом інформування, звичайно, є судова звітність.

Саме звітність повинна надавати повну, неупереджену та достовірну інформацію про поточний стан і результати функціонування судової установи.

Сьомий апеляційний адміністративний суд, використовуючи досвід роботи і результати аналізу діяльності суду,  активно впроваджує у  своїй роботі такі електронні сервіси, які є прикладом найкращих європейських практик.

Крім того, річна звітність повинна бути надійним джерелом аналітичних висновків щодо подальшого розвитку та системного всеосяжного підходу і процесу, що використовується: для того, щоб судова установа рухалася в напрямку до свого бажаного майбутнього або передбаченого стану, та для розробки детальних стратегій поліпшення загальної якості роботи.

За інформацією відділу забезпечення діяльності

Голови суду та його заступника