Вихідна кореспонденція Сьомого апеляційного адміністративного суду приймається, перевіряється, реєструється та відправляється відділом надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства суду.

Відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах всі вихідні документи опрацьовуються канцелярією і надсилаються адресатам в день їх одержання, або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов в кінці робочого часу.

Відправка вихідної кореспонденції може здійснювати різними способами: поштовим та електронним зв’язками, кур’єрською доставкою або органами спеціального зв’язку.

Одним із найважливіших аспектів при відправці вихідних документів є присвоєння унікального вихідного номера, оскільки відправлення або передача вихідних документів без реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду не допускається. Для кожного документа автоматично формується його вихідний номер у комп’ютерній програмі «Діловодство спеціалізованого суду».

Алгоритм формування у  КП ДСС унікального вихідного номера документа такий:

• у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням номера за порядком і поточного року;
• у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатурної справи Сьомого апеляційного адміністративного суду, в якій зберігаються матеріали, із зазначенням номера за порядком документа і поточного року.

Варто зауважити, що обов’язковою вимогою надсилання вихідних документів Сьомим апеляційним адміністративним судом електронною поштою є підписання такого документа кваліфікованим електронним підписом.

Так, під час прийому від виконавців вихідних документів працівники відділу діловодства обов’язково перевіряють:

• правильність оформлення документа, розміщення у ньому всіх необхідних реквізитів;
• наявність і правильність зазначення адреси;
• наявність на документі відмітки про додатки;
• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
• наявність візування на копії вихідного документа, що залишається у номенклатурних справах;
• наявність і повноту додатків;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

У разі виявлення недоліків, відділ діловодства повертає документ виконавцю для доопрацювання, оскільки відповідальність за правильність зазначення реквізитів на вихідних документах несе виконавець документа.

Якщо документ підготовлений у двох примірниках, один – направляється адресату, а інший примірник документів із візами, на якому обов’язково ставиться реєстраційна позначка, передається до відповідних структурних підрозділів 7ААС для зберігання згідно з номенклатурою справ.

Кожний документ підписується посадовою особою із зазначенням її посади, власного імені та прізвища. Також на усіх вихідних документах, що надсилаються Сьомим апеляційним адміністративним судом обов’язково вказується дата.

Також обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа тощо).

Підготовку процесуальних документів суду до відправки здійснює відповідальний працівник суду або канцелярія.

Зауважуємо, що офіційне листування у Сьомому апеляційному адміністративному суді пріоритетно здійснюється за допомогою засобів електронної пошти, шляхом обміну електронними документами, скріпленими кваліфікованим електронним підписом. Такий формат є оптимальним у сучасних умовах, адже дозволяє направляти кореспонденцію швидко та водночас фінансово вигідно.

За інформацією відділу надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства суду

Підсистема «Електронний суд» забезпечує обмін процесуальними документами (надсилання та отримання документів) в електронній формі між судами, органами та установами системи правосуддя, між судом та учасниками судового процесу, між учасниками судового процесу. Її ефективне функціонування забезпечує оперативність та зручність у комунікації суду із сторонами у справах.

Відповідно до вимог процесуального законодавства з початком функціонування підсистем (модулів) ЄСІТС адвокати, нотаріуси, приватні виконавці, арбітражні керуючі, судові експерти, державні органи, органи місцевого самоврядування та суб’єкти господарювання державного та комунального секторів економіки реєструють офіційні електронні адреси в ЄСІТС в обов’язковому порядку. Інші особи мають право зробити те саме в добровільному порядку. Такі вимоги вступили в силу з 18 жовтня 2023 року

Багато хто вже зареєструвався у системі та в повній мірі може оцінити її переваги. Водночас варто звернути увагу на важливі деталі, які допоможуть оптимізувати роботу.

Для пришвидшення комунікації щодо справи учасникам справи важливо зазначати свою адресу електронної пошти. Тим, хто зареєструє у системі офіційні електронні адреси, суд надсилатиме документи лише в електронній формі на вказані е-скриньки. Адресу електронної пошти потрібно вказувати навіть якщо учасники процесу не зареєстровані в системі, тоді є можливість також отримувати процесуальні документи в електронному вигляді у зручний час та зручному місці.

Також, на оптимізацію реєстрації апеляційних скарг у суді впливає коректність зазначених відомостей про учасників процесу, їхні адреси (поштові та електронні), паспортні дані та реєстраційний номер облікової картки платника податків.

Разом з тим, важливо звернути увагу на те, що система пропонує шаблони майже всіх передбачених процесуальним законодавством заяв та клопотань, що в рази спрощує створення необхідних документів. Відповідно коректна реєстрація апеляційних скарг та процесуальних документів  також залежить і від правильності вибраного шаблону.

Таким чином, аби оптимізувати процес електронної комунікації із судом, важливо насамперед стати активним користувачем Е-суду, а також забезпечити повне внесення необхідних даних.

За інформацією відділу надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства суду

Кожна особа має право в порядку, встановленому Кодексом адміністративного судочинства України, звернутися до адміністративного суду, якщо вважає, що рішенням, дією чи бездіяльністю суб’єкта владних повноважень порушені її права, свободи або законні інтереси, і просити про їхній захист.

Відповідно до частини 1 статті 5 КАС України захист порушених прав особи забезпечується через:

– визнання протиправним та нечинним нормативно-правового акта чи окремих його положень;

– визнання протиправним та скасування індивідуального акта чи окремих його положень;

– визнання дій суб’єкта владних повноважень протиправними та зобов’язання утриматися від вчинення певних дій;

– визнання бездіяльності суб’єкта владних повноважень протиправною та зобов’язання вчинити певні дії;

– встановлення наявності чи відсутності компетенції (повноважень) суб’єкта владних повноважень;

– прийняття судом одного з рішень, зазначених у пунктах 1-4 цієї частини та стягнення з відповідача – суб’єкта владних повноважень коштів на відшкодування шкоди, заподіяної його протиправними рішеннями, дією або бездіяльністю.

Важливим є те, що захист порушених прав, свобод чи інтересів особи, яка звернулася до суду, може здійснюватися судом також в інший спосіб, який не суперечить закону і забезпечує ефективний захист прав, свобод, інтересів людини і громадянина, інших суб’єктів у сфері публічно-правових відносин від порушень з боку суб’єктів владних повноважень.

Також до суду можуть звертатися в інтересах інших осіб органи та особи, яким законом надано таке право.

Варто зауважити, що суб’єкти владних повноважень мають право звернутися до адміністративного суду виключно у випадках, визначених Конституцією та законами України.

Ніхто не може бути позбавлений права на участь у розгляді своєї справи у визначеному КАС України порядку, а відмова від права на звернення до суду вважається недійсною.

При цьому іноземці, особи без громадянства та іноземні юридичні особи користуються в Україні таким самим правом на судовий захист, що й громадяни та юридичні особи України.

У вирішенні справ суди керуються принципом верховенства права, відповідно до якого, зокрема, людина, її права та свободи визнаються найвищими цінностями та визначають зміст і спрямованість діяльності держави, застосовуючи при цьому принцип верховенства права з урахуванням судової практики Європейського суду з прав людини.

Зауважимо, що відмова в розгляді та вирішенні адміністративної справи з мотивів неповноти, неясності, суперечливості чи відсутності законодавства, яке регулює спірні відносини перебуває під забороною.

Відповідно до статті 8 КАС України усі учасники судового процесу є рівними перед законом і судом.

Не може бути привілеїв чи обмежень прав учасників судового процесу за ознаками раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, за мовними або іншими ознаками.

Згідно з положеннями, визначеними статтею 9 КАС України, розгляд і вирішення справ в адміністративних судах здійснюються на засадах змагальності сторін та свободи в наданні ними до суду своїх доказів і у доведенні перед судом їх переконливості.

Суд розглядає адміністративні справи не інакше як за позовною заявою, поданою відповідно до КАС України, у межах позовних вимог.

Однак, можливий вихід за межі позовних вимог, якщо це необхідно для ефективного захисту прав, свобод, інтересів людини і громадянина, інших суб’єктів у сфері публічно-правових відносин від порушень з боку суб’єктів владних повноважень.

Кожна особа, яка звернулася за судовим захистом, розпоряджається своїми вимогами на свій розсуд, крім випадків, встановлених КАС України. Таким правом користуються й особи, в інтересах яких подано позовну заяву, за винятком тих, які не мають адміністративної процесуальної дієздатності.

За інформацією відділу

надання інформаційних послуг,

руху адміністративних справ та діловодства суду

Сьомий апеляційний адміністративний суд здійснює апеляційний перегляд рішень судів першої інстанції в адміністративних справах Вінницької, Житомирської, Хмельницької та Чернівецької областей.

Справи до Сьомого апеляційного адміністративного суду  надходять через службу доставки відділення поштового зв’язку або від кур’єра суду першої інстанції. Апеляційну скаргу ж, відповідно до статті 297 КАС України, подають безпосередньо до суду апеляційної інстанції.

Разом з тим, відповідно до пункту 15.5 Перехідних положень КАС України до дня початку функціонування Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи апеляційні та касаційні скарги подаються учасниками справи до або через відповідні суди, а матеріали справ витребовуються та надсилаються судами за правилами, що діяли до набрання чинності новою редакцією КАС України.

Особи, які беруть учать у справі, мають можливість оскаржити судове рішення таким чином:

• особисто подати апеляційну скаргу до Сьомого апеляційного адміністративного суду;
• направити апеляційну скаргу поштою чи електронною поштою;
• направити апеляційну скаргу в особистому кабінеті підсистеми «Електронний суд».

Звертаємо увагу, що подати документи через «Електронний суд» можна лише після попередньої реєстрації у цій підсистемі. Щоб зареєструватись, потрібно обов’язково мати власний електронний цифровий підпис, відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги».

Коли справа надходить до Сьомого апеляційного адміністративного суду, вона передусім до відділу надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства суду. Працівники цього відділу обов’язково перевіряють справу на наявність додатків, вказаних у супровідному листі відповідного суду першої інстанції, здійснюють огляд стану справи (наявність томів, повноту підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами та печатками опису справи).

У разі виявлення недоліків у формуванні судової справи, які не перешкоджають реєстрації, працівники відділу складають акт про стан справи та додають його до матеріалів справи. Про складання акта роблять відмітку в автоматизованій системі документообігу суду. У разі виявлення суттєвих недоліків у формуванні справи, які перешкоджають її реєстрації, адміністративну справу повертають на дооформлення.

Апеляційну скаргу потрібно подавати в письмовій формі.

В апеляційній скарзі  потрібно вказати таке:

1) найменування суду апеляційної інстанції, до якого подають скаргу;

2) найменування суду першої інстанції, який ухвалив рішення, номер справи та дата ухвалення рішення;

3) повне найменування (для юридичних осіб) або прізвище, ім’я та по батькові (для фізичних осіб) особи, яка подає апеляційну скаргу, її місцезнаходження (для юридичних осіб) або місце проживання чи перебування (для фізичних осіб), поштовий індекс, ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств і організацій України, реєстраційний номер облікової картки платника податків (для фізичних осіб) за його наявності або номер і серія паспорта для фізичних осіб – громадян України, номери засобів зв’язку та електронної пошти, офіційна електронна адреса (за наявності);

4) повне найменування (для юридичних осіб) або прізвище, ім’я та по батькові (для фізичних осіб) інших учасників справи, їхнє місцезнаходження (для юридичних осіб) або місце проживання чи перебування (для фізичних осіб);

5) вимоги особи, яка подає апеляційну скаргу, до суду апеляційної інстанції;

6) обґрунтування вимог особи, яка подає апеляційну скаргу, із зазначенням того, у чому полягає неправильність чи неповнота дослідження доказів і встановлення обставин у справі та (або) застосування норм права;

7) за потреби клопотання особи, яка подає апеляційну скаргу, про витребування нових доказів, про виклик свідків тощо;

8) дату отримання копії судового рішення суду першої інстанції, що оскаржується;

9) перелік матеріалів, що додаються.

Далі всі справи та апеляційні скарги, які оформлені відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України (наказ ДСА України  від 20.08.2019 № 814), реєструють в автоматизованій системі документообігу суду в день їхнього надходження.

Водночас працівники відділу надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства суду формують електронну справу, тобто вносять  матеріали справи в електронному форматі до автоматизованої системи документообігу суду, що дає можливість вивчати матеріали справи і судді, і його помічникові одночасно, тоді як паперовий варіант справи міститься  у кімнаті для зберігання справ або у секретаря судового засідання на оформленні.

Після реєстрації справ в автоматизованій системі документообігу суду відбувається автоматизований розподіл, за наслідками система за принципом вірогідності обирає суддю, який здійснюватиме апеляційний перегляд справи.

З метою зменшення обсягу паперового документообігу суду, економії часу працівників апарату суду  працівники відділу надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства суду в автоматизованій системі документообігу суду використовують Електронний журнал передач справ, у якому фіксують факт передачі справи судді Сьомого апеляційного адміністративного суду, а також передачу справи від одного працівника до іншого. За допомогою Електронного журналу можна легко встановити, у кого саме перебуває справа.

Після реєстрації та розподілу адміністративної справи її не пізніше наступного дня передають судді-доповідачу.

У випадку відкриття апеляційного провадження суддя-доповідач здійснює підготовку адміністративної справи до апеляційного розгляду, що є важливою стадією адміністративного провадження, оскільки на цьому етапі судді-доповідачу необхідно з’ясувати зміст апеляційної скарги, обставини, якими апелянт обґрунтовує зміст апеляційної скарги, та інші обставини, які мають значення для розгляду  апеляційної скарги.

За наслідками розгляду апеляційної скарги колегія суддів ухвалює судове рішення, яке можуть отримати особи, які беруть участь у справі.

Після того, як апеляційний розгляд справи буде завершено, адміністративну справу у п’ятнадцятиденний строк повернуть до суду першої інстанції, який її розглядав. При цьому в автоматизованій систем документообігу суду проставляють відмітку, у якій зазначають вихідний номер та дату повернення адміністративної справи до суду першої інстанції.

Кур’єрська служба Укрпошти забирає вихідну кореспонденцію Сьомого апеляційного адміністративного суду тричі на тиждень, що дозволяє швидко та ефективно повертати справи за результатами апеляційного перегляду до судів першої інстанції.

За інформацією, наданою відділом надання інформаційних послуг,

руху адміністративних справ та діловодства суду

Право заявлення відводу або самовідводу є інструментом для забезпечення незалежності та неупередженості суду.

Так, за наявності підстав, передбачених статтями 36-38 КАС України, суддя, секретар судового засідання, експерт, спеціаліст, перекладач зобов’язані заявити самовідвід. За цими ж підставами їм може бути заявлено відвід учасниками справи.

Відвід (самовідвід) повинен бути вмотивованим і заявленим протягом десяти днів з дня отримання учасником справи ухвали про відкриття провадження у справі, але не пізніше початку підготовчого засідання або першого судового засідання, якщо справа розглядається за правилами спрощеного позовного провадження. Заявляти відвід (самовідвід) після цього дозволяється лише у виняткових випадках, коли про підставу відводу (самовідводу) заявнику не могло бути відомо до спливу вказаного строку, але не пізніше двох днів з дня, коли заявник дізнався про таку підставу. Суд ухвалою, без виходу до нарадчої кімнати, залишає заяву про відвід, яка повторно подана з тих самих підстав, без розгляду.

Важливим є те, що встановлення обставин, вказаних у пунктах 1-3, 5 частини першої статті 36, статті 37 КАС України, звільняє заявника від обов’язку надання інших доказів упередженості судді для цілей відводу.

Питання про самовідвід судді може бути вирішено як до, так і після відкриття провадження у справі та вирішується в нарадчій кімнаті ухвалою суду, що розглядає справу, судом, який розглядає справу. Суд задовольняє відвід, якщо доходить висновку про його обґрунтованість.

Якщо суд доходить висновку про необґрунтованість заявленого відводу і заява про такий відвід надійшла до суду за три робочі дні (або раніше) до наступного засідання, вирішення питання про відвід здійснюється суддею, який не входить до складу суду, що розглядає справу, і визначається у порядку, встановленому частиною першою статті 31 КАС України. Важливо, що такому судді не може бути заявлений відвід.

Якщо ж заява про відвід судді надійшла до суду пізніше ніж за три робочі дні до наступного засідання, така заява не підлягає передачі на розгляд іншому судді, а питання про відвід судді вирішується судом, що розглядає справу.

У разі виникнення обставин, що призвели до того, що питання про відвід судді в порядку, визначеному частиною четвертою статті 40 КАС України, неможливо розглянути в суді, у якому розглядається справа, то справа для вирішення питання про відвід судді передається до суду відповідної інстанції, найбільш територіально наближеного до цього суду.

Якщо на час подання заяви про відвід судді у суді здійснюють правосуддя менше трьох суддів, вирішення питання про відвід здійснюється в нарадчій кімнаті суддею, який розглядає справу чи вчиняє іншу процесуальну дію, про що виноситься ухвала. У такому разі положення частин четвертої та п’ятої статті 40 КАС України не застосовуються.

Так, суддя, якому передано на вирішення заяву про відвід, вирішує питання про відвід у порядку письмового провадження. За ініціативою суду питання про відвід може вирішуватися у судовому засіданні з повідомленням учасників справи, а неявка учасників справи у судове засідання, у якому вирішується питання про відвід, не перешкоджає розгляду судом питання про відвід.

Відповідно до статті 40 КАС України питання про відвід вирішується невідкладно. Вирішення питання про відвід суддею, який не входить до складу суду, здійснюється протягом двох робочих днів, але не пізніше призначеного засідання по справі. У разі розгляду заяви про відвід суддею іншого суду – не пізніше десяти днів з дня надходження заяви про відвід. Відвід, який надійшов поза межами судового засідання, розглядається судом у порядку письмового провадження. За результатами вирішення заяви про відвід судом постановляється ухвала.

Зауважимо, що відповідно до старої редакції КАС України та враховуючи певну тривалість у процесі розгляду відводу, а також процесуальну необмеженість у кількості таких відводів, існував ризик того, що на практиці такий порядок відводу міг призвести до зловживання з боку недобросовісних учасників судового процесу.

Однак із внесенням змін до КАС України спрощено порядок розгляду відводів судді, оскільки у разі подання заяви напередодні або в день засідання відвід розглядається тим же складом суду, що здійснює розгляд справи без зупинення провадження у справі і без передачі справи іншому судді для розгляду відповідної заяви. При цьому оскарження правомірності відхилення дозволяється в апеляційному або касаційному порядках.

За інформацією, наданою відділом

надання інформаційних послуг, руху

адміністративних справ таділоводства суду