В епоху цифрових технологій, коли віртуальні інструменти стають неодмінною частиною нашого повсякденного життя, судова система також йде в ногу з часом та активно впроваджує інновації для полегшення взаємодії з громадянами. Одним з ключових інноваційних рішень у цьому напрямку є запровадження Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи.

З 18.10.2023 адвокати, нотаріуси, державні та приватні виконавці, арбітражні керуючі, судові експерти, органи державної влади та інші державні органи, органи місцевого самоврядування, інші юридичні особи зобов’язані мати зареєстровані електронні кабінети в ЄСІТС або її окремій підсистемі (модулі), що забезпечує обмін документами. При цьому, у разі не виконання обов’язку щодо реєстрації електронного кабінету щодо учасників судових проваджень будуть застосовані відповідні процесуальні наслідки, передбачені процесуальними Кодексами і які будуть застосовуються судом також у випадках, якщо інтереси такої особи у справі представляє адвокат.

Отже, особам, які зареєстрували електронні кабінети, суд вручає будь-які документи у справах, у яких такі особи беруть участь, виключно в електронній формі шляхом їх направлення на офіційні електронні адреси таких осіб, що не позбавляє їх права отримати копію судового рішення у паперовій формі за окремою заявою.

Вручення судового рішення регламентовано статтею 251 КАС України, де згідно з п. 6 днем вручення є:

1) день вручення судового рішення під розписку;

2) день отримання судом повідомлення про доставлення копії судового рішення до електронного кабінету особи;

3) день проставлення у поштовому повідомленні відмітки про вручення судового рішення;

4) день проставлення у поштовому повідомленні відмітки про відмову отримати копію судового рішення чи відмітки про відсутність особи за адресою місцезнаходження, місця проживання чи перебування особи, повідомленою цією особою суду;

5) день проставлення у поштовому повідомленні відмітки про відмову отримати копію судового рішення чи відмітки про відсутність особи за адресою місцезнаходження, місця проживання чи перебування особи, що зареєстровані у встановленому законом порядку, якщо ця особа не повідомила суду іншої адреси.

Якщо судове рішення надіслано до електронного кабінету пізніше 17 години, судове рішення вважається врученим у робочий день, наступний за днем його відправлення, незалежно від надходження до суду повідомлення про його доставлення.

Тож актуальним є питання перебігу процесуальних строків при отриманні документів в підсистемі «Електронний суд».

Листом Державної судової адміністрації України від 05.01.2022 за №15-103/22 «Про початок перебігу процесуальних строків в Електронному суді» повідомлено, що відповідно до вимог процесуального законодавства, часом вручення процесуальних документів в електронній формі є дата отримання судом повідомлення про доставлення документів на офіційну електронну адресу (п. 2 ч. 6 ст. 251 КАС України).

Натомість, офіційна електронна адреса відповідно до підпункту 5.8 розділу 1 Положення про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) ЄСІТС, затвердженого рішенням Вищої ради правосуддя від 17.08.2021 № 1845/0/15-21, це:

• сервіс Електронного кабінету ЄСІТС,
• адреса електронної пошти, вказана користувачем в Електронному кабінеті ЄСІТС, або
• адреса електронної пошти, вказана в одному з державних реєстрів.

ДСА України роз’яснено, що норми згаданого Положення передбачають обов’язковість надсилання документів саме до Електронного кабінету, тоді як адреса електронної пошти розглядається лише як додаткова функція повідомлення про їх надходження до Електронного кабінету.

Повідомлення, яке також автоматично надсилається користувачу Е-кабінету, носить суто інформативний характер та від зазначеної у ньому дати не ведеться відліку жодних процесуальних строків, про що прямо вказано в Інструкції “Електронний кабінет”. Отримавши відповідне повідомлення, Користувач має можливість з’ясувати дійсні час і дату доставлення документа в його Електронний кабінет, переглянувши розділ “Мої справи” та використавши функціональну кнопку “Картка руху документу” (підпункт 5.12.1 підпункту 5.12 “Документи у справі” пункту 5 Інструкції “Електронний кабінет”).

Отже, враховуючи викладене, відлік процесуальних строків починається не з часу надходження інформативних повідомлень у розділ “Повідомлення” та на адресу електронної пошти, а з дати надходження самих процесуальних документів до Електронного кабінету у підсистемі «Електронний суд» у розділ «Мої справи».

Аналогічна позиція щодо перебігу процесуальних строків викладена Верховним Судом в постановах від 23 серпня 2023 року у справі №480/7304/22 та від 25 жовтня 2023 року у справі №160/8762/21.

Таким чином, отримання судового рішення в систему «Електронний суд» є набагато зручнішим та простішим процесом, порівняно з традиційними методами, адже забезпечує швидкий доступ до судових документів і дозволяє учасникам судового процесу ефективно керувати своїми справами з урахуванням певних особливостей використання цієї системи.

За інформацією помічників суддів 7ААС.

Гарантією успішної роботи суду є професіоналізм та ефективність діяльності працівників установи. При цьому для якісного обслуговування учасників судового процесу та відвідувачів суду автентичні методи обробки інформації себе не зовсім виправдовують.

На нашу думку, усім прогресивним судам необхідно мати доступ до сучасних інформаційних ресурсів, щоб скоротити затрати часу на виконання поставлених завдань, пов’язаних з наданням судово-адміністративних послуг громадянам.

Електронний документообіг – високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи судової системи.

У грудні 2017 Кодекс адміністративного судочинства України зазнав суттєвих змін, якими передбачено запровадження електронного судочинства.  Його функціонування в Україні має забезпечити Єдина судова інформаційно-телекомунікаційна система (далі – ЄСІТС).

Дослідна експлуатація ЄСІТС розпочинається з 01.03.2019 у складі таких підсистем:

• єдиний контакт-центр судової влади України;
• єдина підсистема управління фінансово-господарськими процесами;
• офіційна електронна адреса (Електронний кабінет);
• офіційний веб-портал «Судова влада України»;
• єдиний державний реєстр судових рішень;
• підсистема «Електронний суд»;
• модуль «Автоматизований розподіл»;
• модуль «Судова статистика».

З початку 2019 року ці підсистеми та модулі ЄСІТС функціонують у тестовому режимі.

Проведення тестування Електронного суду передбачає функціонування програмного продукту в реальних умовах експлуатації та навантаження, із залученням усіх користувачів, які зареєструють офіційні електронні адреси в ЄСІТС у добровільному порядку.

Варто зауважити, що система дає можливість здійснювати:

• реєстрацію документів, справ, матеріалів тощо у день надходження, ведення всього діловодства, контроль руху усіх документів;
• автоматичне визначення складу суду, а за необхідності – обрання присяжних для розгляду справи з урахуванням спеціалізації суддів та їхньої завантаженості;
• обмін документами (надавати та отримувати) між судом та учасниками процесу, які зареєстровані у системі, ознайомлення з матеріалами судових справ в електронній формі;
• участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції;
• фіксацію судового процесу в аудіо- та відео-форматі та забезпечення його трансляції;
• розгляд та зберігання судових справ в електронній формі.

Важливим є те, що суд проводитиме розгляд справи за матеріалами судової справи в електронній формі. Процесуальні та інші документи і докази у паперовій формі не пізніше трьох днів з дня їхнього надходження до суду переводяться в електронну форму та долучаються до матеріалів електронної судової справи. При цьому справи, розгляд яких розпочато та не закінчено за матеріалами в паперовій формі до початку функціонування ЄСІТС, розглядатимуться за матеріалами у паперовій формі. Однак за наявності технічної можливості суд може розглянути таку справу в електронній формі.

Учасники справи, які зареєстрували офіційні електронні адреси в ЄСІТС вже не можуть отримувати від суду документи у справах (окрім судових рішень) в паперовій формі, а також знайомитися з матеріалами таких справ (та здійснювати інші процесуальні дії) в іншій формі, ніж електронна.

Запровадження ЄСІТС є реакцією на виклики технічного прогресу, яка має на меті спростити та здешевити доступ до правосуддя. Вона не просто розширить кількість сервісів, а й об’єднає в одну систему суди, Державну судову адміністрацію України, Вищу раду правосуддя, Вищу кваліфікаційну комісію суддів з можливістю автоматизованої взаємодії з іншими державними ресурсами.

Після початку роботи системи громадяни отримають зовсім новий рівень сервісу. Адже для звернення до суду достатньо буде заповнити відповідні форми та підписати позов електронним цифровим підписом. Автоматизований розподіл здійснюватиметься модулем автоматизованого розподілу, а для ознайомлення з матеріалами справи та іншою інформацією про її рух достатньо буде відкрити особистий кабінет. Взяти участь у засіданні можна буде з будь-якого зручного місця, яке обладнане належним чином.

Важливим є і те, що ЄСІТС надає можливість постійного доступу до всіх матеріалів справи, (а не лише судових рішень), скорочує час на пересилання документів, що сприяє відсутності затримок, пов’язаних з пересиланням справи між судами різних інстанцій, дозволяє брати участь в режимі відеоконференції без відвідування суду, автоматично направляє накази до Єдиного державного реєстру виконавчих документів.

Таким чином, у ЄСІТС позовна заява обов’язково  повинна містити відомі номери засобів зв’язку, офіційної електронної адреси та адреси електронної пошти.

Позовні заяви та інші документи, що подаються до суду, підлягають обов’язковій реєстрації в Єдиній судовій інформаційно-телекомунікаційній системі в день надходження документів. Необхідність пересилання справи між судами різних інстанцій взагалі зникає. Забезпечується обмін документами в електронній формі між судами, між судом та учасниками судового процесу, між самими учасниками судового процесу, а також фіксування судового процесу і участь учасників судового процесу у судовому засіданні в режимі відеоконференції. Суд направляє судові рішення, судові повістки, судові повістки-повідомлення та інші процесуальні документи учасникам судового процесу на їхні офіційні електронні адреси.

Особам, які зареєстрували офіційні електронні адреси в ЄСІТС, суд надсилає будь-які документи у справах, у яких такі особи беруть участь, винятково в електронній формі шляхом направлення їх на офіційні електронні адреси. Реєстрація в ЄСІТС не позбавляє права на подання документів до суду у паперовій формі.

Суд проводить розгляд справи за матеріалами судової справи в електронній формі. Процесуальні та інші документи і докази у паперовій формі не пізніше трьох днів з дня надходження їх до суду переводяться в електронну форму та долучаються до матеріалів електронної судової справи.

Подані до відповідного органу паперові документи зберігаються у додатку до електронної справи. Документи і докази в паперовій формі зберігаються в додатку до справи в суді першої інстанції та за потреби можуть бути оглянуті учасниками справи чи судом першої інстанції або витребувані судом апеляційної чи касаційної інстанції після надходження до них відповідної апеляційної чи касаційної скарги.

Спільне використання систем електронного документообігу та паперових носіїв дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, здійснювати необхідний аналіз та швидко готувати статистичні звіти.

Тож системи електронного діловодства і документообігу сприяють створенню нової організаційної культури в судових органах, роблячи роботу працівників апарату суду більш ефективною, цікавою і значимою.

Наразі розпочинається експлуатація підсистеми «Електронний суд» в тестовому режимі.

Для отримання доступу до сервісу «Електронний суд» необхідно здійснити реєстрацію Офіційної електронної адреси (Електронного кабінету). Реєстрація та подальша автентифікація користувачів здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису користувача.

Також доступна відео-інструкція про те, як скористатися електронним кабінетом.

А поки ЄСІТС ще тестується у 7ААС вже скануються та додаються до комп’ютерної програми «Діловодство спеціалізованого суду» усі вихідні листи, рішення Зборів суддів та накази, що дозволяє оперативно знайти документ, не витрачаючи при цьому час

Важливою перевагою використання електронного документообігу є оперативність у роботі з документами та надійність зберігання, тобто всі відскановані документи з часом не псуються, а їхні користувальницькі якості не погіршуються, і вони можуть зберігатися практично вічно.

Варто зауважити, що запровадження електронного документообігу та ЄСІТС в цілому є важливим етапом у формуванні сучасного та ефективного судочинства.

За інформацією наданою відділом надання інформаційних послуг,

руху адміністративних справ та діловодства суду 7ААС

“Електронний суд” – це поняття наразі на слуху у всієї юридичної спільноти, адже з початку року стартувало тестування підсистеми.

7 АА суд пропонує вашій увазі покрокову інструкцію реєстрації.

 Зареєструйтесь і відчуйте переваги “Електронного суду” !

З 1 січня 2019 року розпочалась експлуатація підсистеми «Електронний суд» у тестовому режимі.

Що це означає для учасників судового процесу?