01 жовтня 2021 року стартував заключний етап переходу на електроні лікарняні (наказ МОЗ України від 28.09.2021 №2086 «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства охорони здоров’я України»). Тож важливо знати, як вони формуються, коли нараховуються виплати та які особливості електронних листків непрацездатності.

Механізм створення е-лікарняного.

Відкриття е-лікарняного проводиться автоматично після внесення в систему медичного висновку лікарем, до якого звертається особа з певним страховим випадком, відразу вказується дата відкриття та передбачена дата закриття лікарняного або його продовження. Якщо застрахована особа видужає раніше «планової» дати – після звернення до лікаря дата закінчення змінюється.

Взаємодія працівника та роботодавця.

Після відкриття е-лікарняного працівник повинен повідомити свого роботодавця про тимчасову непрацездатність. На цьому дії працівника закінчуються. Сповіщення про відкриття е-лікарняного надійде роботодавцю в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України –  https://portal.pfu.gov.ua/

Важливі питання щодо е-лікарняних.

Сформований е-лікарняний стане доступним для перегляду у день його створення, однак підстава для надання матеріального забезпечення з’явиться  лише після зміни статусу лікарняного із «закритий» на «готовий до оплати». А  це відбудеться не раніше, ніж через 7 днів після дати закриття, однак у випадку допомоги по вагітності та пологах – через 7 днів після дати відкриття.

При цьому лікар протягом семи днів може вносити зміни та й взагалі скасувати листок непрацездатності. Тому поспішати не потрібно. У системі можна проставляти такі статуси лікарняного листа: «закритий»,  «готовий до сплати (виданий)», «помилково сформований»,  «недійсний», «оплачений».

Нарахування виплат працівнику.

На призначення виплат працівнику у роботодавця є не більше 10 календарних днів з дня закінчення періоду тимчасової непрацездатності, визначеного е-лікарняним.

Застрахована особа, яка довго хворіє, має право на відшкодування фондом соціального страхування кожного проміжного е-лікарняного. Як і у випадку паперових листків, один страховий випадок може оформлюватись декількома електронними лікарняними. Вони створюються як продовження первинного і мають бути оплаченими кожен після своєї видачі.

Однак якщо паперовий лікарняний може продовжуватись лікарем одноосібно до 15 календарних днів, то медичні висновки для формування е-лікарняних лікарі можуть створювати самостійно терміном до 30 календарних днів. Подальше підтвердження тимчасової непрацездатності потребує огляду лікарсько-консультативною комісією (ЛКК).

Тому якщо проміжні е-лікарняні готові до сплати, а останній е-лікарняний тільки має статус «закритий», потрібно нарахувати кошти за проміжні, не чекаючи останнього. Потім важливо також нарахувати компенсацію за останній е-лікарняний.

Нюанси оформлення е-лікарняних.

Основним показником продовження е-лікарняного до одного страхового випадку є визначений унікальний номер випадку непрацездатності, який у межах одного страхового випадку має збігатись.

Якщо цей унікальний номер різний, то ми маємо різні страхові випадки, а від цього залежить порядок нарахування і оплати.

Унікальний номер листка непрацездатності має таку структуру:

ХХХХХХ – ХХХХХХХХХХ – Х

– номер випадку непрацездатності (перші шість символів);

– порядковий номер листка непрацездатності (десять цифр);

– номер версії (позначається цифрою “1” при створенні нового листка та при створенні листка як продовження). Номер збільшується (“2”, “3” та далі за порядком) при внесенні кожної наступної зміни до листка непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність.

Трапляються ситуації коли е-лікарняний не «з’являється» у системі. Таке може трапитись, коли допущена помилка при внесені даних до медичного висновку. Якщо застрахована особа не ідентифікована Пенсійним фондом України, відомості про неї не з’являться в електронному кабінеті роботодавця.

Дані про застраховану особу в пенсійному фонді порівнюються з даними звіту з ЄСВ. Може бути розбіжність в імені чи прізвищі, або допущені інші технічні помилки, тому що система ще не досконала та й інформацію в неї вносять звичайні медичні працівники, які можуть помилитися.

Але роботодавець і фонд соціального страхування завжди відстоюють права застрахованої особи, яка сплачує страхові внески, тому потрібно домагатись внесення змін з боку медичного закладу, написання листів, підтвердження наприклад, що такий працівник дійсно працює, аби застрахована особа обов’язково отримала своє матеріальне забезпечення.

У найкритичніших випадках, коли не допомогли ніякі заходи, щоб змінити дані в електронному реєстрі, заклад охорони здоров’я повинен видати паперовий листок непрацездатності.

Також до 1 лютого 2022 року є можливість оформити паперові листки тимчасової непрацездатності. Це можливо у таких випадках:

• якщо первинний виданий паперовий, тому і для продовження буде паперовий (це лише до 01.10.2021)
• якщо сплив 7-денний строк протягом якого можна було внести зміни в медичний висновок та відповідно в лікарняний,
• якщо допущено помилки лікарем при формуванні медичного висновку і в системі не з’являється електронний лікарняний,
• якщо жінка усиновила новонароджену дитину.

Таким чином, ми розглянули особливості оформлення електронних лікарняних листків, які необхідно знати і роботодавцю, і працівнику. Але краще бережіть своє здоров’я, аби знання щодо цифрових листків непрацездатності були для вас лише теоретичними.

За інформацією відділу бухгалтерського обліку та звітності 7ААС