У діяльності державних установ документообіг – звична справа, однак існують матеріальні носії інформації з обмеженим доступом, одним із різновидів якої є саме службова інформація. Доступ до таких документів має лише визначене коло осіб, а її оприлюднення заборонено законом. Ці заходи здійснюються лише в інтересах національної безпеки або охорони прав людини.

Наразі у час повномасштабної збройної агресії  необхідно звернути увагу на особливості оформлення та опрацювання службової інформації.

Законодавчо закріплено, що до службової може належати така інформація:

– інформація, що міститься в документах суб’єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень;

– інформація, що зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці.

Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф  «Для службового користування».

Питання щодо необхідності присвоєння документу грифу “Для службового користування” вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей, що становлять службову інформацію та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

Так, у Сьомому апеляційному адміністративному суді прийом та реєстрація вхідної кореспонденції з грифом “Для службового користування” здійснюється відділом надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства суду. Така кореспонденція розкривається працівником вказаного відділу, відповідальним за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі.

Під час реєстрації таких вхідних документів на першому аркуші або на конверті від руки або за допомогою штампа відповідальним працівником відділу проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування установи – одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання – години і хвилини) одержання документа.

Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом “Для службового користування” передаються працівникам відповідно до резолюцій керівництва, а етапи проходження таких документів в суді повинні обов’язково відображаються у реєстраційних формах.

Варто зауважити, що наказом Державної судової адміністрації від 25.07.2022 № 254 внесено зміни до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814.

Відповідно до вказаних змін порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, регулюється спеціальним законодавством у цій сфері, з урахуванням особливостей, визначених Розділом XX-1 Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814.

Якщо матеріали судової справи, окрім документів з відкритою інформацією, містять документи (та/або додатки) з обмеженим доступом, то вони зберігаються і обліковуються окремо від судової справи за вимогами, встановленими для документів з обмеженим доступом.

При цьому в описі матеріалів судової справи робиться лише запис про наявність у матеріалах судової справи документів з обмеженим доступом із зазначенням відкритих даних про такі документи. Наприклад, зазначається вихідна дата таких документів або дата їх реєстрації. По можливості, якщо це не розголошує інформацію з обмеженим доступом, зазначається інша відкрита інформація (номер, вид документа, адресат тощо).

В описі матеріалів справи зазначається кількість сторінок, на яких викладено документ з обмеженим доступом.

Так, у випадку, коли вся судова справа містить гриф обмеженого доступу, така справа обліковується і зберігається за вимогами, встановленими для документів з обмеженим доступом.

До автоматизованої системи документообігу суду стосовно матеріалів судової справи з обмеженим доступом вносяться лише відкриті відомості, необхідні для здійснення автоматизованого розподілу справи, відображення у звітності та формування єдиного унікального номеру справи. До таких відомостей відносяться дата надходження, номер провадження (за необхідності), вид інформації з обмеженим доступом (таємна, для службового користування), категорія справи, результати розгляду та інші дані, що не розголошують інформації з обмеженим доступом.

Матеріали судової справи з обмеженим доступом до автоматизованої системи документообігу суду не вносяться, а формування судової справи, що містить інформацію з обмеженим доступом, здійснюється за правилами Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814.

За інформацією відділу надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства суду