Основними завданнями відділу є забезпечення реалізації державної політики, виконання законів та інших нормативно-правових актів в межах наданих повноважень, надання доступних та якісних адміністративних послуг, а також забезпечення, реалізація повноважень суду щодо оперативного прийому, реєстрації та розподілу вхідної кореспонденції, ведення довідково-інформаційної роботи, реєстрації та надсилання вихідної кореспонденції, роботи архівного підрозділу суду.
Відділ забезпечує:
- прийом та реєстрацію кореспонденції, що надходить до суду, перевірку цілісності конвертів або пакетів, відповідність їхнього адресування;
- прийом документів безпосередньо від учасників адміністративного процесу та їхніх представників щодня у робочий час, відповідно до графіка роботи суду;
- реєстрацію документів в автоматизованій системі документообігу суду та передачу їх на розгляд керівництва суду;
- реєстрацію резолюції та внесення її до автоматизованої системи документообігу суду, після розгляду документа керівництвом та визначення виконавця;
- внесення відомостей про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дату передачі документа відповідальній за діловодство відповідного структурного підрозділу особі чи безпосередньо виконавцю (виконавцям);
- внесення до автоматизованої системи документообігу суду інформації щодо встановлення контролю за виконанням документу та нанесення на ньому штампу або напису червоного кольору «Контроль», а також зняття контролю з документу після його виконання;
- надання учасникам судового процесу інформації щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформацію про надходження апеляційних скарг, позовних заяв, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими та виключними обставинами, вхідний реєстраційний номер справи (документа);
- ознайомлення із матеріалами справи осіб, які беруть участь у справі, а також осіб, які не брали участі у справі, якщо суд вирішив питання про їхні права та обов’язки за письмовою заявою;
- обробку інформації щодо роботи відділу, яка надходить з офіційного веб-сайту суду;
- прийняття документів каналами факсимільного зв’язку, реєстрацію електронних документів відповідно до вимог діловодства, друк змісту електронного повідомлення до документа та файли, що були вкладені до нього, та передачу їх виконавцям, відповідно до резолюції керівництва суду;
- ведення журналів вхідної кореспонденції, реєстрацію вхідної електронної пошти; реєстрацію вихідної кореспонденції;
- реєстрацію в автоматизованій системі документообігу суду адміністративних справ разом з апеляційними скаргами, що надійшли для перегляду судових рішень в апеляційному порядку;
- здійснення об’єктивного та неупередженого автоматизованого розподілу судових справ між суддями;
- передачу зареєстрованих справ за апеляційними скаргами суддям та фіксація факту передачі справи за допомогою електронного журналу передач;
- формування електронної справи в автоматизованій системі документообігу суду;
- сортування залежно від ваги, маркування та надсилання централізовано вихідних документів суду, які створені та оформлені належним чином до відправлення у структурних підрозділах, на умовах договору про надання послуг поштового зв'язку;
- своєчасне направлення (повернення) адміністративних справ за апеляційними скаргами до судів першої інстанції за результатами їхнього апеляційного перегляду;
- своєчасне внесення до автоматизованої системи документообігу суду інформації стосовно повернення справ до судів першої інстанції за результатами їхнього апеляційного перегляду;
- ведення архівної справи, формування, проведення експертизи цінності, підготовка і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду, до архіву суду;
- зберігання збереженості документів архівного фонду суду, їх передавання на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також їх відбір для знищення;
- складання зведеної номенклатури справ на основі номенклатури справ підрозділів апарату суду;
- інформування адміністратора автоматизованої системи про проблеми, що виникають під час її використання;
- висвітлення інформації щодо роботи відділу на офіційній веб-сторінці суду;
- виконання інших повноважень, визначених законодавством.
