Вихідна кореспонденція Сьомого апеляційного адміністративного суду приймається, перевіряється, реєструється та відправляється відділом надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства суду.
Усі вихідні документи обробляються відділом діловодства і надсилаються адресатам централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів (виконавця).
Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового та електронного зв’язку, а також можуть доставлятися кур’єрською службою або органами спеціального зв’язку.
Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється відділом діловодства, відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 № 270 (зі змінами).
Варто зауважити, що надсилання електронних документів Сьомим апеляційним адміністративним судом здійснюється із застосуванням кваліфікованого електронного підпису.
Так під час прийому від виконавців вихідних документів працівники відділу діловодства обов’язково перевіряють:
- правильність оформлення документа (склад і розміщення у ньому всіх необхідних реквізитів);
- наявність і правильність зазначення адреси;
- наявність на документі відмітки про додатки;
- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
- наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у номенклатурних справах;
- наявність і повноту додатків;
- відповідність кількості примірників кількості адресатів.
У разі виявлення недоліків, відділ діловодства повертає документ виконавцю для доопрацювання.
Важливим є те, що відповідальність за правильність зазначення реквізитів на вихідних документах несе виконавець документа.
Також варто наголосити, що не допускається відправлення або передача вихідних документів без реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду, роботу якої забезпечує комп’ютерна програма «Діловодство спеціалізованого суду» (далі КП ДСС). Для кожного документа автоматично формується його вихідний номер.
Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, формується автоматично КП ДСС таким чином:
- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням номера за порядком і поточного року;
- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатурної справи Сьомого апеляційного адміністративного суду, у якому зберігаються матеріали, із зазначенням номера за порядком документа і поточного року.
Другі примірники документів із візами, на яких ставиться реєстраційна позначка, передаються до відповідних структурних підрозділів Сьомого апеляційного адміністративного суду для зберігання згідно з номенклатурою справ.
Якщо проєкт листа є відповіддю на вхідний чи підготовлений на його підставі інший документ, до проєкту, що подається на підпис, додається цей документ. Проект відповіді на вхідний документ візується усіма співвиконавцями.
Кожний документ підписується посадовою особою із зазначенням її посади, власного імені та прізвища. Також на усіх вихідних документах, що надсилаються Сьомим апеляційним адміністративним судом, обов’язково вказується дата.
Також обов’язково датуються і підписуються усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа тощо).
Офіційне листування у Сьомому апеляційному адміністративному суді, як правило, здійснюється за допомогою засобів електронної пошти, шляхом обміну електронними документами, скріпленими кваліфікованим електронним підписом.
За інформацією відділу надання інформаційних послуг, руху адміністративниз справ та діловодства суду