Електронний документообіг – це сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконують із застосуванням перевірки цілісності та за потреби з підтвердженням факту одержання таких документів.
Порядок електронного документообігу визначено державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством. Таке визначення та тлумачення електронного документообігу визначено статтею 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.
Переваги електронного документообігу:
- однократна реєстрація документа;
- паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їхнього виконання;
- безперервність руху документа;
- єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів, що виключає дублювання документів;
- ефективно організована система пошуку документа.
Розглянемо найпопулярніші сервіси електронного документообігу в Україні.
Сервіс «Paperless». «Paperless» – сервіс для компаній та підприємців з обміну документами між собою в електронній формі. Це безкоштовний сервіс, який працює коректно з ЕЦП усіх основних АЦСК України, включаючи ключі, видані Державною фіскальною службою України, Міністерством юстиції тощо. Для користування ним не потрібно встановлювати додаткове програмне забезпечення. Щоб коректно використовувати його, необхідно лише встановити додаток для браузера та зареєструватися.
Усі документи зберігаються в трьох екземплярах на незалежних серверах, що фактично є стовідсотковою гарантією того, що з цими документами нічого не трапиться. Окрім цього, для додаткового страхування є можливість завантажувати документи на комп’ютер. Також заплановано найближчим часом додати функцію синхронізації документів із сервісами Dropbox та GoogleDrive.
Сервіс «Document.Online» На відміну від попереднього, сервіс «Document.Online» є умовно безкоштовним. Це означає, що є тариф, який дозволяє користуватися сервісом безкоштовно, але він має обмеження щодо кількості документів, якими можна користуватися протягом місяця. Цей сервіс дозволяє завантажувати документи, створювати шаблони для подальшого використання, обмінюватись документами або направляти їх декільком отримувачам. «Document.Online» підтримує роботу з усіма акредитованими центрами сертификації ключів України. «Document.Online» можна встановити на будь-який стаціонарний чи мобільний пристрій, що має доступ до інтернету, незалежно від операційної системи, встановленої на нього.
Документи зберігаються на серверах Microsoft Azure. Доступ до документів гарантується на рівні 99.98%. Це означає, що тільки 5 хвилин на місяць існує перерва у доступі до даних. Між серверами Microsoft Azure автоматично підтримується зв’язок. Завдяки багаторазовому копіюванню даних імовірність втрати їх у разі виходу з ладу одного з серверів незначна. Навіть у разі фізичного руйнування носія дані буде відновлено протягом години.
«ІІТ Користувач ЦСК-1». Частковий функціонал для здійснення електронного документообігу надає програма «ІІТ Користувач ЦСК-1», розроблена на замовлення Державної фіскальної служби України. Цей сервіс відрізняється більш інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом та спеціалізацією саме на роботі з ЕЦП. Програма надає такий функціонал:
- накладення кваліфікованого електронного підпису чи печатки на будь-яку інформацію в електронному вигляді (текстові, відео-, аудіо- файли, файли баз даних тощо), а також для криптографічного захисту інформації шляхом її направленого шифрування;
- генерацію ключів заявників кваліфікованого надавача ЕДП ІДД ДПС, резервне копіювання особистого ключа з одного носія ключової інформації на інший, знищення особистого ключа;
- перевірку сертифіката користувача;
- формування та передачу до кваліфікованого надавача ЕДП ІДД ДПС запиту на блокування / скасування сертифіката користувача;
- доступ до сертифікатів кваліфікованого надавача ЕДП ІДД ДПС, серверів кваліфікованого надавача ЕДП ІДД ДПС, сертифікатів інших користувачів та списку відкликаних сертифікатів з метою перегляду, пошуку сертифікатів користувачів у файловому сховищі, визначення статусу сертифікатів користувачів, перевірку цілісності сертифікатів.
Заради забезпечення максимальної конфіденційності та захищеності документів Сьомий апеляційний адміністративний суд працює з власно розробленою системою документообігу, яка виконує аналогічні функції та до якої інтегровано можливість виконання базових функцій за допомогою Telegram. Внутрішній сервіс використовує локальні сервери для зберігання інформації, які мають посилений рівень захисту.
За інформацією відділу інформаційно-технічного забезпечення