Усе майно, що належить підприємству, незалежно від того, якої форми власності підприємство, потребує захисту. Такий захист забезпечується функціонуванням системи внутрішнього контролю.
Організація захисту об’єктів власності підприємства
Одним з найважливіших способів захисту власності є закріплення матеріальної відповідальності за працівниками, внаслідок чого вони несуть відповідальність за збитки, завдані підприємству при виконанні трудових обов’язків. Питання матеріальної відповідальності регулюються нормами трудового законодавства.
У бюджетних установах письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність укладаються із завідувачем господарства, завідувачами складів, іншими посадовими особами, що виконують роботи з приймання, зберігання, використання та видачі матеріальних цінностей.
На підставі первинних документів матеріально відповідальна особа щоденно робить відповідні записи у книзі або у картках складського обліку про надходження і відпуск товарно-матеріальних цінностей і визначає залишок на кінець дня. Записи у книгу або картки здійснюються за кожним документом окремо та в розрізі матеріальних цінностей. Підсумки накопичувальних документів (забірних карток, відомостей на видачу матеріалів тощо) заносяться в книгу або картку складського обліку один раз після їх закриття, але не пізніше останнього дня місяця та на підставі цих записів щомісячно складаються акти на списання використаних, виданих цінностей.
Щодо обліку основних засобів та інших необоротних матеріальних активів, то він полягає в організації інвентарного обліку – розробці системи кодування інвентарних номерів. Кожному інвентарному об’єктові (крім білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів, матеріалів довготривалого використання та таких, що мають специфічне призначення) присвоюється інвентарний номер, який має вісім знаків. Інвентарний номер фіксується на відповідному об’єкті необоротних активів за допомогою жетонів, які прикріплюються до цього об’єкта, або фарбою, яка наноситься на нього, чи іншим способом, але так, щоб не зіпсувати зовнішній вигляд об’єкта. Інвентарні номери, присвоєні об’єктам необоротних активів, зберігаються за ними весь час, поки вони перебувають в установі.
В установі за кожним кабінетом матеріально відповідальна особа складає опис матеріальних цінностей, які знаходяться у відповідному службовому приміщенні та підписується матеріально відповідальною особою і відповідальною особою по кабінету. Якщо є потреба перемістити цінності з одного службового приміщення в інше, про це здійснюються відповідні записи в описах обох кабінетів – про вибуття і про надходження цінностей, а також обов’язково в присутності матеріально відповідальної особи.
Важливим етапом збереження матеріальних цінностей, що належать установі, є інвентаризація. Це питання детальніше розглянемо у наступних наших матеріалах.
За інформацією відділу матеріально-технічного а господарського забезпечення