Державні службовці – головний потенціал країни. З метою отримання повної й точної інформації про їхню освіту, досвід роботи та особисті якості формують збірник документів, або особову справу.
Сьогодні у цій статті розглянемо особливості ведення та зберігання особових справ державний службовців.
Особова справа державного службовця — це комплекс документів, у якому міститься найповніша інформація про його біографічні дані, відображення вступу, проходження та припинення державної служби державним службовцем.
У порядку, затвердженому наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64, містяться вимоги до ведення та зберігання особових справ державних службовців, а також перелік документів, з яких формується особова справа.
Формування особової справи розпочинається з вступу на державну службу або іншого призначення на посаду державного службовця.
Особова справа формується з документів у такій послідовності:
– особова картка державного службовця встановленого зразка;
– текст Присяги державного службовця, скрiплений пiдписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);
– копія паспорта державного службовця;
– копія облікової картки фізичної особи – платника податків;
– копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
– копія військового квитка (за наявності);
– копії документів про надані пільги (за наявності)
– довідка про результати проведення спеціальної перевірки (у разі її проведення) відповідно до Закону України «Про запобігання корупції» або копія відповідної довідки;
– довідка про результати проведення перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» або її завірена в установленому порядку копія;
– заява про призначення на посаду;
– копія акта про призначення на посаду;
– витяг із протоколу засідання конкурсної комісії в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;
– копія акта органу вищого рівня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);
– погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади державних службовців;
Далі документи додаються до особової справи у хронологічному порядку.
Особову справу нумерують та вносять відомості до журналу обліку особових справ державних службовців не пізніше тижневого строку з дня призначення на посаду. Кожну особову справу підшивають в окрему папку формату А4, на якiй зазначають прізвище, ім’я, по батькові державного службовця, порядковий номер особової справи.
Особові справи державних службовців є документами з обмеженим доступом, і тому їх зберігають в опечатаних металевих шафах або сейфах.
Служба управління персоналом не має права розголошувати будь-яку інформацію щодо персональних даних державних службовців відповідно до вимог статті 10 Закону України «Про захист персональних даних.
Після звільнення державного службовця з державної служби його особова справа залишається у службі управління персоналом протягом двох років, але окремо від особових справ тих державних службовців, які продовжують службу.
Після закінчення двох років такі особові справи передають до архіву у порядку, визначеному інструкцією з діловодства.
Правильне формування і зберігання особових справ дає можливість забезпечити повну конфіденційність інформації, яка міститься в документах особових справ, виключити несанкціонований доступ до особових справ сторонніх осіб. Дотримання правил ведення особових справ значно полегшує роботу з ними і сприяє своєчасному внесенню до них необхідних додаткових документів і відомостей.
Джерело: Центр суддівських студій