4.1. Підготовка зборів забезпечується головою Вінницького апеляційного адміністративного суду (особою, яка у встановленому законом порядку виконує обов’язки голови суду).
Для підготовки окремих складних питань, що виносяться на обговорення зборів, головою суду (особою, яка у встановленому законом порядку виконує обов’язки голови суду) можуть утворюватися робочі групи.
4.2. Попередній порядок денний доводиться до відома суддів Вінницького апеляційного адміністративного суду.
Судді мають право в порядку підготовки зборів вносити голові суду (особі, яка у встановленому законом порядку виконує обов’язки голови суду) пропозиції щодо включення до порядку денного додаткових питань.
Проекти документів з питань порядку денного та проекти рішень зборів, якщо такі можуть бути підготовлені доповідачами заздалегідь, надаються суддям або розсилаються їм по внутрішній мережі документообігу суду, як правило, одночасно з повідомленням про день, час та місце скликання зборів.
Проекти документів з питань порядку денного можуть надсилатись (розсилатись) іншим учасникам зборів.
У разі наявності зауважень та пропозицій до проектів документів, що вносяться на розгляд зборів, суддею виготовляються або зміни до запропонованого доповідачем проекту документа (зміни оформлюються у вигляді таблиці, у якій в одній колонці наводиться текст запропонованого доповідачем проекту документа, а в іншій – пропозиції судді), або альтернативний проект такого документа.
4.3. До відкриття зборів особа, уповноважена головою Вінницького апеляційного адміністративного суду (особою, яка у встановленому законом порядку виконує обов’язки голови суду), а в разі скликання зборів групою суддів, які ініціювали скликання, – особа, на яку покладено обов’язки щодо підготовки та проведення Зборів суддів, здійснює реєстрацію суддів, які прибули на збори.
Реєстрація суддів, які прибули на збори, здійснюється за реєстраційним списком суддів, який складається особою, уповноваженою вести діловодство з питань роботи з кадрами, та затверджується особою, на яку покладено обов’язки щодо підготовки та проведення зборів зазначеною у абзаці першому цього пункту.
Реєстрація суддів, які прибули на збори, здійснюється за реєстраційним списком суддів, який складається особою, на яку покладено обов’язки щодо підготовки та проведення зборів.
Суддя, який прибув на збори, з метою реєстрації у відповідній графі реєстраційного списку проставляє свій особистий підпис.
У разі, якщо суддя запізнився на збори з поважних причин та не зареєструвався до початку проведення зборів, головуючий на зборах суддів оголошує про явку такого судді на збори, а суддя проставляє свій особистий підпис у відповідній графі реєстраційного списку з зазначенням часу явки на збори, після чого допускається до участі у зборах суддів, про що обов’язково зазначається у протоколі зборів суддів. Такий суддя бере участь у голосуванні лише з тих питань, які розглядалися після його явки на збори.
4.4. Розміщення запрошених осіб та представників засобів масової інформації в залі, де проводяться збори, забезпечують судові розпорядники, уповноважені головою суду (особою, яка у встановленому законом порядку виконує обов’язки голови суду).
4.5. Збори суддів проводяться, як правило, відкрито. За рішенням зборів деякі питання можуть вирішуватися у закритому режимі.
У виключних випадках, з відповідним обґрунтуванням, представники засобів масової інформації за рішенням зборів суддів можуть бути обмежені в присутності на зборах.
4.6. У призначений час голова суду (особа, яка у встановленому законом порядку виконує обов’язки голови суду) повідомляє:
– про кількість суддів, які працюють в суді;
– кількість суддів, які прибули на збори;
– інформує про наявність або відсутність кворуму, необхідного для проведення зборів.
4.7. Збори суддів є повноважними, якщо на них присутні не менше двох третин кількості суддів, які працюють у Вінницькому апеляційному адміністративному суді.
Кількість суддів, які працюють у суді, визначається відповідно до пункту 3.8 цього Положення.
4.8. Судді беруть участь у зборах особисто.
4.9. Якщо за даними реєстрації кворум для проведення зборів відсутній, голова суду (особа, яка у встановленому законом порядку виконує обов’язки голови суду):
– або оголошує про неможливість розпочати збори, переносить їх початок на більш пізній час в цей же день та приймає заходи для явки суддів на збори;
– або оголошує про неможливість розпочати збори та призначає іншу дату та час їх скликання, визначає місце проведення зборів.
4.10. За наявності кворуму голова суду оголошує про відкриття Зборів суддів.
З числа суддів, присутніх на зборах, шляхом відкритого голосування обираються головуючий зборів та секретар зборів.
Головуючий на зборах та секретар зборів вважаються обраними, якщо за кожного з них проголосувала більшість суддів присутніх на зборах.
4.11. Головуючий на Зборах суддів:
– керує зборами у згідно з Положенням про збори суддів Вінницького апеляційного адміністративного суду;
– вносить на обговорення порядок денний, регламент виступів, проводить відкрите голосування щодо їх затвердження;
– ставить на обговорення питання відповідно до порядку денного;
– надає слово для доповіді, співдоповіді;
– повідомляє про осіб, які записалися для виступу, та надає слово для виступу, оголошує наступного промовця;
– створює рівні можливості суддям для участі в обговоренні питань порядку денного;
– забезпечує дотримання всіма присутніми регламенту виступів та порядку на зборах, у разі порушення доповідачем встановленого регламенту має право перервати його виступ;
– має право зробити зауваження у разі відхилення доповідача від обговорюваного питання порядку денного, а в разі неодноразового відхилення від обговорюваного питання – поставити на голосування питання про закінчення виступу цієї особи;
– не має права коментувати виступи та/або давати їм оцінку, переривати доповідача, крім випадків порушення регламенту виступу;
– оголошує в порядку надходження пропозиції, які надійшли усно чи в письмовому вигляді, та письмові звернення на адресу зборів;
– проводить відкрите голосування з питань порядку денного, що потребують прийняття рішення, і оголошує його результати;
– оголошує про початок та закінчення таємного голосування; після оголошення лічильною комісією протоколу щодо результатів таємного голосування забезпечує прийняття рішення з питань, за яким проводилося таємне голосування;
– дає доручення, пов’язані із забезпеченням роботи зборів та їх робочих органів;
– відповідає на запитання, що надходять на його адресу;
– робить повідомлення, оголошує перерви у роботі зборів, закриває збори;
– підписує протокол зборів і рішення зборів;
– здійснює інші повноваження, передбачені Положенням про збори суддів Вінницького апеляційного адміністративного суду .
Головуючий не має права агітувати за конкретних кандидатів.
4.12. Секретар зборів:
– веде протокол зборів;
– веде запис бажаючих виступити з питань порядку денного;
– реєструє повідомлення, звернення, які надходять на адресу зборів;
– надає головуючому на зборах відомості про осіб, які записались для виступу, та про звернення, що надійшли на адресу зборів;
– здійснює підрахунок голосів у разі відкритого голосування;
– підписує протокол і рішення зборів.
4.13. Судді Вінницького апеляційного адміністративного суду та інші особи, присутні на зборах, зобов’язані:
– поводити себе виважено та виявляти взаємну повагу;
– виконувати розпорядження головуючого щодо додержання порядку на зборах;
– виступати, давати пояснення, ставити запитання та відповідати на них лише після надання їм слова головуючим;
– утримуватися під час проведення зборів від пересування по приміщенню, де відбуваються збори, розмов, реплік у будь-якій формі;
– не створювати інших перешкод для нормального ведення зборів.
У разі недотримання порядку поводження на зборах або створення перешкод у проведенні зборів така особа попереджається головуючим про необхідність дотримання порядку на зборах. У випадку повторного порушення порядку поводження на зборах та створення перешкод у проведенні зборів така особа може бути видалена із зали проведення зборів за рішенням зборів.
Обов’язок щодо сприяння додержанню в залі встановленого порядку покладається на працівника служби судових розпорядників, який виконує розпорядження головуючого зборів.
У випадку неможливості усунути перешкоди в проведенні зборів, які створені та створюються присутніми на зборах особами, зборами може бути оголошено перерву.
4.14. Після відкриття зборів головуючий повідомляє про участь у зборах запрошених осіб, про присутність представників засобів масової інформації, оголошує питання, які включені до порядку денного.
4.15. Порядок денний зборів суддів затверджується шляхом відкритого голосування більшістю голосів суддів, присутніх на зборах.
Під час обговорення порядку денного судді мають право вносити пропозиції щодо включення до нього інших питань, висловлювати зауваження щодо порядку денного та черговості вирішення питань. Кожна пропозиція голосується окремо в порядку її надходження.
4.16. Після затвердження порядку денного збори суддів обговорюють і затверджують шляхом відкритого голосування більшістю голосів суддів, присутніх на зборах, регламент виступів (час, який надається для доповіді, співдоповіді та виступу під час обговорення).
4.17. Після затвердження порядку денного та регламентів виступів головуючий відповідно до порядку денного надає слово доповідачам та співдоповідачам.
Судді можуть ставити запитання (усні чи письмові) доповідачу (співдоповідачу).
4.18. Запрошені особи за пропозицією головуючого можуть висловлювати свою думку з питань, які обговорюються (окрім питань про обрання суддів на адміністративні та інші посади, звільнення з цих посад, обрання делегатів на з’їзд суддів України).
4.19. Після доповіді, співдоповіді та висловлення думки запрошеними особами головуючий надає слово для обговорення доповіді (співдоповіді) суддям, які бажають виступити (записалися для виступу).
Суддя має право виступати і вносити пропозиції по суті кожного з обговорюваних питань.
Суддя має право на повторний виступ з одного й того ж питання після виступу з цього питання усіх суддів та інших запрошених осіб.
Суддя не повинен виступати без дозволу головуючого, під час виступу не повинен відхилятися від обговорюваного питання та має дотримуватися регламенту виступів встановленого зборами.
Обговорення доповіді з питання порядку денного припиняється після виступу всіх бажаючих або за пропозицією головуючого на зборах чи за пропозицією суддів. У разі необхідності рішення про припинення обговорення приймається відкритим голосуванням більшістю голосів від числа суддів, присутніх на зборах.
4.20. Після припинення обговорення питання порядку денного головуючий на зборах ставить на голосування рішення зборів з цього питання.
Рішення зборів приймаються за всіма питаннями порядку денного.
4.21. Перед проведенням голосування головуючий на зборах оголошує чітке формулювання кожного з питань, поставлених на голосування.
Після обговорення проект рішення ставиться на голосування для прийняття його в цілому чи окремо кожного його пункту.
У разі необхідності доопрацювання проекту рішення воно може бути прийнято за основу.
Після прийняття проекту рішення за основу судді мають право внести до нього поправки та доповнення. Кожну з пропозицій головуючий ставить на голосування в черговості їх надходження.
Після обговорення поправок та доповнень проект рішення ставиться на голосування для прийняття в цілому.
4.22. У голосуванні беруть участь лише судді Вінницького апеляційного адміністративного суду, які присутні на зборах.
Присутніми на зборах вважаються судді, які зареєстровані у реєстраційному списку.
Голосування є особистим. Кожний суддя має один голос.
Голосування від імені судді за дорученням (довіреністю) або одних суддів за інших не допускається.
4.23. Рішення зборів приймають більшістю голосів суддів, присутніх на зборах, якщо інше не передбачено законодавством.
Якщо за прийняття рішення не проголосувало більше половини суддів, присутніх на зборах, рішення вважається неприйнятим.
При рівності голосів «за» і «проти» рішення також вважається не прийнятим.
4.24. У разі необхідності доопрацювання питання, що обговорювалося на зборах, збори суддів можуть відкласти прийняття рішення з цього питання, оголосити у Зборах суддів перерву.
4.25. У разі встановлення під час роботи зборів відсутності кворуму головуючий на зборах оголошує перерву в роботі зборів та час, дату їх продовження.
Якщо дату продовження роботи зборів головуючим на зборах не оголошено або її з якихось причин визначити неможливо, наступну дату скликання зборів визначає голова суду (особа, яка у встановленому законом порядку виконує обов’язки голови суду).
4.26. Для підготовки проектів рішень зборів з питань порядку денного, аналізу зауважень та пропозицій суддів щодо проекту рішення та відпрацювання остаточної редакції рішення зборами суддів може бути обрана редакційна комісія.
Редакційна комісія обирається у складі не менше трьох суддів.
Редакційна комісія обирає зі свого складу більшістю голосів голову та секретаря.
Рішення редакційної комісії приймаються більшістю голосів від кількості її членів та оформлюються протоколом, який підписується всіма членами комісії.
4.27. Рішення приймаються за результатами відкритого або таємного голосування.
Рішення щодо обрання на адміністративні посади або звільнення з цих посад, а також про обрання делегатів на з’їзд суддів України приймаються лише таємним голосуванням.
За рішенням зборів таємне голосування може проводитися і з інших питань. Рішення про таємне голосування в цьому випадку приймається більшістю голосів суддів, присутніх на зборах, шляхом відкритого голосування.
Решта рішень приймаються зборами суддів шляхом відкритого голосування.
4.28. У разі відкритого голосування суддя визначає свою позицію шляхом підняття руки «за», «проти» чи «утримався». Підрахунок голосів здійснює секретар зборів.
Якщо збори суддів проводяться у закритому режимі, прийняття рішення шляхом відкритого голосування проводиться у відсутності осіб, запрошених на збори суддів.
4.29. Таємне голосування здійснюється бюлетенями для таємного голосування.
У бюлетені для таємного голосування зазначаються: мета, дата та місце проведення голосування, пропозиції за якими здійснюється голосування.
4.30. Для організації і проведення таємного голосування зборами суддів обирається лічильна комісія.
Лічильна комісія обирається у складі не менше трьох суддів.
Суддя, кандидатуру якого висунуто до складу лічильної комісії, має право заявити самовідвід.
Лічильна комісія обирається відкритим голосуванням більшістю голосів від числа суддів, присутніх на зборах.
До складу лічильної комісії не можуть бути обрані головуючий на зборах та секретар зборів.
4.31. Лічильна комісія:
– роз’яснює порядок таємного голосування відповідно до питань порядку денного;
– розробляє та виносить на затвердження зборів форму бюлетеня для таємного голосування, форму протоколу засідання лічильної комісії про результати таємного голосування, якщо такі не є додатком до цього Положення; форма бюлетеня для таємного голосування та форма протоколу засідання лічильної комісії про результати таємного голосування затверджуються зборами суддів шляхом відкритого голосування більшістю голосів суддів, присутніх на зборах; голові лічильної комісії передається рішення зборів, у якому зазначається затверджена форма бюлетеня для таємного голосування та форма протоколу засідання лічильної комісії про результати таємного голосування;
– забезпечує виготовлення бюлетенів для таємного голосування за формою, затвердженою зборами суддів, завіряє їх своїми підписами;
– забезпечує отримання суддями бюлетенів;
– забезпечує і контролює умови для вільного волевиявлення і збереження таємниці голосування (у кабіну (окреме приміщення), де воно проводиться, ніхто інший, крім особи, яка голосує, не допускається);
– перевіряє дійсність бюлетенів;
– здійснює підрахунок голосів;
– складає протокол про результати таємного голосування за формою, затвердженою зборами суддів.
Лічильна комісія обирає за допомогою відкритого голосування зі свого складу більшістю голосів голову та секретаря, про що складає відповідний протокол.
Рішення лічильної комісії приймаються більшістю голосів від кількості її членів та оформлюються протоколом.
Протоколи засідання лічильної комісії підписуються всім складом комісії. Член лічильної комісії, який не погоджується з її рішенням, може висловити окрему думку, яка долучається до протоколу комісії, і підписати протокол.
Протоколи засідання лічильної комісії разом з бюлетенями для таємного голосування (у тому числі погашеними, визнаними недійсними) головою лічильної комісії передаються за відповідним актом секретарю зборів та додаються до протоколу зборів.
4.32. Бюлетені для таємного голосування виготовляються за кількістю суддів, які працюють у Вінницькому апеляційного адміністративному суді.
Бюлетені підписуються головою, секретарем та членами лічильної комісії та засвідчуються гербовою печаткою суду. Засвідчення підписів голови, секретаря та членів лічильної комісії на бюлетенях для таємного голосування гербовою печаткою суду покладається на керівника апарату суду.
Бюлетені до отримання їх суддями не повинні мати будь-яких позначок.
4.33. Кожному судді, який присутній на зборах, членами лічильної комісії видається один бюлетень для таємного голосування з відповідного питання порядку денного, за яким здійснюється голосування.
Суддя отримує бюлетень лише особисто.
Одержання кожного бюлетеня суддею засвідчується власноручним підписом у відповідному списку (додатки 7, 8).
Повторна видача бюлетенів, у тому числі в разі їх зіпсування суддею, не допускається.
Бюлетені, що залишилися не розданими, погашаються лічильною комісією написом: «ПОГАШЕНО».
4.34. Час, місце таємного голосування, порядок його проведення встановлюються лічильною комісією і оголошуються головуючим на зборах.
Лічильна комісія перед початком голосування перевіряє наявність місця для таємного голосування, надає для огляду суддям скриньку для голосування та забезпечує всі необхідні умови для додержання таємниці голосування.
Скринька для таємного голосування перед його проведенням опечатується головою лічильної комісії в присутності всіх членів цієї комісії та під час голосування знаходиться у місці, що є доступним для огляду всіма учасниками зборів.
4.35. Таємне голосування проводиться кожним суддею окремо в місці для таємного голосування.
Заповнюючи бюлетень для таємного голосування, суддя проставляє позначку «+» або «V», що засвідчує його волевиявлення з питання, за яким проводиться таємне голосування. Проставляння інших позначок не допускається.
Заповнення бюлетеня здійснюється кульковою або чорнильною ручкою.
Заповнений бюлетень для таємного голосування опускається в скриньку для таємного голосування.
4.36. По закінченню голосування голова лічильної комісії в присутності членів лічильної комісії та учасників зборів у приміщенні, де відбуваються збори та знаходилася скринька для таємного голосування, перевіряє цілісність скриньки для голосування, розпечатує її, перевіряє дійсність бюлетенів, які знаходилися у скриньці для голосування, та здійснює підрахунок голосів.
4.37. Недійсними вважаються бюлетені:
– незатвердженого зразка;
– зіпсовані, а також ті, що мають інші позначки ніж «+» або «V»;
– бюлетені, які не містять підписи голови, секретаря, членів лічильної комісії та/або відбиток гербової печатки суду;
– бюлетені, зі змісту яких неможливо однозначно встановити результат голосування (відсутні будь-які позначки щодо результату голосування; проставлено позначок щодо результату голосування у кількості більше, ніж має бути, тощо);
– бюлетені, до яких додатково вписані прізвища кандидатів, рішення щодо яких про включення до бюлетеня для таємного голосування зборами не приймалося.
Рішення про визнання бюлетеня для таємного голосування недійсним приймається лічильною комісією в порядку, визначеному пунктом 4.31 цього Положення (більшістю голосів від кількості її членів).
Якщо в скриньці (скриньках) для таємного голосування виявиться більше бюлетенів встановленого зразка, ніж їх видано згідно зі списком одержання бюлетенів, всі бюлетені вважаються недійсними, і за рішенням лічильної комісії, затвердженим зборами, проводиться повторне голосування.
4.38. Після підрахунку голосів лічильна комісія складає за формою, затвердженою зборами суддів, протокол про результати таємного голосування, який підписується головою, секретарем та всіма членами лічильної комісії.
Протокол має містити відомості про кількість виготовлених бюлетенів, кількість отриманих бюлетенів, кількість погашених бюлетенів, кількість бюлетенів, що знаходилися в скриньці для голосування після її розпечатування; кількість дійсних бюлетенів, кількість бюлетенів, які визнані недійсними, кількість голосів «за», відданих за рішення, з якого проводилося таємне голосування.
Протокол засідання лічильної комісії про результати таємного голосування лічильною комісією складається з кожного питання порядку денного, за яким проводилось таємне голосування.
Протокол засідання лічильної комісії про результати таємного голосування та окремі думки членів лічильної комісії оголошуються головою лічильної комісії на зборах суддів у день проведення голосування одразу після закінчення підрахунку голосів.
Протокол затверджується зборами суддів шляхом відкритого голосування більшістю голосів суддів, які присутні на зборах, повністю або частково, якщо інший порядок не передбачений чинним законодавством України.
За результатами таємного голосування збори суддів відкритим голосуванням приймають відповідне рішення.
За результатами голосування збори можуть прийняти рішення про повторне голосування, про нове голосування (нові вибори).
4.39. Повторне таємне голосування проводиться у випадку якщо:
– всі бюлетені для таємного голосування визнані недійсними (пункт 4.37 цього Положення), або якщо жодний із кандидатів не набрав необхідної кількості голосів, або якщо кандидати набрали однакову необхідну кількість голосів, яка не дозволяє встановити їх першість та прийняти рішення про їх обрання, або якщо кандидати у кількості, яка підлягає обранню, не набрали необхідної кількості голосів.
У разі проведення повторного голосування внаслідок визнання всіх бюлетенів недійсними, до бюлетеня для повторного голосування включаються всі кандидати, що вже були включені.
У решті випадків повторне голосування відбувається серед кандидатів, які набрали більшість голосів серед інших, кількістю, що не більше ніж у 2 рази перевищує кількість кандидатів, що підлягають обранню.
Якщо один із кандидатів одержав більшу кількість голосів, але не одержав необхідної кількості, а наступні за ним два і більше кандидатів на ту саму посаду отримали однакову кількість голосів, повторне голосування проводиться щодо всіх цих кандидатів.
Якщо два і більше кандидатів набрали однакову найбільшу кількість голосів для обрання їх на одну і ту саму посаду, проводиться повторне голосування щодо цих кандидатів.
У разі, якщо кандидат, щодо якого проводиться повторне голосування, зняв свою кандидатуру, до бюлетеня включається наступний за кількістю одержаних голосів під час першого голосування кандидат.
4.40. За наявності обставин, визначених в абзаці першому пункту 4.39. цього Положення, після оголошення результатів повторного голосування за рішенням зборів проводиться нове голосування.
Нове голосування – це голосування з того ж питання, з якого вже відбулось повторне голосування, але з певних причин за його результатами не було прийнято остаточного рішення про обрання кандидатів на відповідні посади.
Перед проведенням нового голосування проводиться висування нових кандидатів. Особи, які були включені до бюлетеня для таємного голосування під час першого та повторного голосуванні, можуть бути включені до бюлетеня для таємного голосування під час нового голосування.
4.41. У разі виявлення лічильною комісією порушення порядку таємного голосування голова лічильної комісії доповідає про це зборам, які приймають рішення щодо розслідування факту порушення та наслідків порушення порядку таємного голосування.
4.42. Матеріали таємного голосування (протоколи лічильної комісії, в тому числі протоколи про результати таємного голосування, бюлетені для таємного голосування, в тому числі погашені, визнані недійсними) опечатуються лічильною комісією та передаються головою лічильної комісії за відповідним актом секретарю зборів і долучаються ним до протоколу зборів суддів.
4.43. Прийняте за наслідками голосування рішення зборів підписується головуючим на зборах та секретарем зборів.
Підготовка текстових рішень зборів суддів за кожним прийнятим зборами суддів рішенням не є обов’язковою.
Рішення зборів набирають чинності з дня їх прийняття, якщо інше не зазначено в рішенні, та є обов’язковими для суддів та працівників апарату суду.
Рішення зборів видається на вимогу судді Вінницького апеляційного адміністративного суду.
Рішення зборів суддів може бути оскаржене до суду в загальному порядку.
4.44. Після обговорення питань порядку денного, прийняття відповідних рішень з питань порядку денного головуючий оголошує роботу зборів закінченою.
4.45. Прийняті рішення у необхідних випадках доводяться до відома осіб, запрошених на збори суддів, або направляються відповідним органам державної влади, органам місцевого самоврядування та посадовим особам, а також, за рішенням зборів, доводяться до відома засобів масової інформації.
4.46. На зборах суддів секретарем зборів ведеться протокол, у якому письмово фіксується перебіг засідання. Одночасно може здійснюватися фіксування зборів технічними засобами.
Протокол зборів складається у письмовій формі та має містити: назву зборів, дату і місце їх проведення; відомості про кількість суддів, які працюють в суді на день проведення зборів; відомості про кількість суддів, які присутні на зборах; відомості про розгляд організаційних питань (відкриття засідання, наявність кворуму, обрання головуючого на зборах та секретаря зборів, затвердження порядку денного, затвердження регламенту виступів тощо); зазначення доповідача з кожного питання, суть питання, стислий перебіг обговорення, а також результати голосування та прийняте рішення.
За необхідності підтвердження результатів голосування, з питань що внесені до порядку денного та за якими зборами прийняте рішення, секретарем зборів суддів можуть готуватися витяги з протоколу зборів та рішення зборів суддів.
Протокол зборів складається в повному обсязі в п’ятиденний термін з дня проведення зборів, і підписується головуючим на зборах та секретарем зборів. До нього додається відповідний носій інформації з даними фіксування зборів технічними засобами. (У разі їх фіксування).
Протокол зборів та додані до нього матеріали зборів секретарем зборів передаються до архіву суду та зберігаються в архіві суду постійно.
Виконання рішень зборів суддів за дорученням зборів покладається на голову Вінницького апеляційного адміністративного суду або його заступників.